İdare tarafından yapılan ödemelere ilişkin muhasebe kayıtlarında, mevzuata aykırı şekilde 320-Bütçe Emanetleri Hesabının kullanıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 248’inci maddesine göre 320- Bütçe Emanetleri Hesabı niteliği gereğince mali yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen tutarların izlenmesi amacıyla kullanılmaktadır.

Aynı Yönetmelik’in 249’uncu maddesinde ise 320-Bütçe Emanetleri Hesabına ilişkin işlemler açıklanmıştır.

Maddenin birinci fıkrasının (a) bendinin 1 no.lu alt bendine göre; herhangi bir tutarın bütçe emanetine alınabilmesi için öncelikle karşılığı olan hizmetin yapılmış olması veya malın teslim alınmış olması ve bütün tahakkuk belgelerinin harcama yetkilisine imzalattırılan ödeme emri belgesi ekinde ödeme yapılmak üzere muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.

Yukarıda yer verilen mevzuat kapsamında aşağıdaki hallerde bu hesaba kayıt yapılmaktadır:

-Muhasebe birimi tarafından nakit yetersizliği veya başka sebeplerle ilgisine ödeme yapılamadıysa 630-Giderler Hesabı veya ilgili varlık hesabının borcuna, 320 no.lu hesabın alacağına ve diğer taraftan bütçe gideri hesaplarına kayıt yapılır.

-Bir tutar, bütçeye gider yazılarak mutemede ödenmişse ve mutemet tarafından hak sahibine ödeme yapılamaması sebebiyle muhasebe birime iade edildiyse 100-Kasa Hesabı veya 102-Banka Hesabının borcuna, 320 no.lu hesabın alacağına kaydedilir.

-15 Aralık-31 Aralık tarihlerine ilişkin hesaplanan işçi ücretleri 630-Giderler Hesabının borcuna ve 320 no.lu hesabın alacağına kaydedilirken diğer taraftan bütçe gideri hesaplarına kaydedilir.

Ayrıca hesaba alınan tutarların her biri için kayda alınma sırasında, iki nüsha muhasebeleştirme belgesi düzenlenmesi ve istenmesi halinde bir nüshasının istihkak sahibine verilmesi gerekmektedir.

Aynı fıkranın (b) bendinde ise bütçe emanetine alınan tutarlardan gerek mali yıl içinde gerekse yılı geçtikten sonra yapılacak ödemeler için muhasebe işlem fişi düzenleneceği, ekinde muhasebeleştirme belgesinin yer alacağı, ilgili tutarların kaydedilme tarihlerine göre sırayla ödeneceği, şayet tutar bir defada ödenemezse daha sonra yapılacak ödemelere ilişkin fişe, ilk ödemeye ait fişin yevmiye tarih ve numarasının yazılacağı belirtilmiştir.

Yapılan incelemede,

1. 320-Bütçe Emanetleri Hesabının mevzuatın çizdiği sınırların dışına çıkılarak, ödeme aynı gün gerçekleştiyse dahi, personel ödemeleri, kamulaştırma giderleri, arabuluculuk giderleri, mahkeme masrafları, temsil tanıtma ve ağırlama giderleri, üye olunan uluslararası kuruluşlara ödenen aidatlar, sermaye artışları gibi tüm ödemelerde kullanıldığı,

2. Kayda alınan tutarlar için muhasebeleştirme belgesi düzenlenmediği,

3. 320 no.lu hesaba alındıktan sonra hak sahibine birden fazla seferde ödenen tutarlar için ödemelere ilişkin fişe ilk ödemeye ait fişin yevmiye tarih ve numarası değil, ödendiği günün tarihi ve yeni yevmiye numarası ile kaydedildiği tespit edilmiştir.

Bütçe emanetleri hesabının yersiz kullanımı ve muhasebeleştirme belgesinin düzenlenmemesi sebebiyle bu hesaba kayıtlı tutarlardan hangilerinin hak sahibine ödeme yapılamadığı için kaydedildiği, hangilerinin aracı hesap olarak kullanılmasının sonucunda kaydedildiği anlaşılamamaktadır. Ayrıca aracı hesap olarak kullanıldığı hallerde de hak sahibine ödeme yapılamadığı durumlar ortaya çıkabilmektedir. Böylece, niteliği itibarıyla 320 no.lu hesapta izlenmemesi gerektiği düşünülen kayıtlar arasında bu hesapta bırakılması gereken tutarlar da mevcut hale gelmektedir.

Yukarıda yer verilen denetim tespiti üzerine İdare tarafından; ödemelerin yoğunluğu sebebiyle ödeme planlamasının sağlıklı yapılabilmesi amacıyla ödeme emrine bağlanan tutarların öncelikle 320-Bütçe Emanetleri Hesabına alınması yöntemi tercih edildiği, bu hesabın bir raporlama aracı olarak kullanıldığı, kayıt yapılan ödemelerden çoğunun sonraki günlerde gerçekleşmesi sebebiyle Yönetmelik’e uygun bir kullanım yapıldığı ifade edilmiştir. Ancak her ne kadar bu kullanım İdareye ödemelerin takip edilmesi yönünden kolaylık sağlasa da hesabın amacı dışında kullanıldığı açıktır. Bu kullanım ve ayrıca ödeme emri belgesine bağlandığı halde ilgilisine ödeme yapılamadığı için Yönetmelik’e uygun olarak bu hesaba alınan tutarlar için muhasebeleştirme belgesinin düzenlenmemesi sebebiyle hesapta görünen tutarlara ilişkin kontrolün denetim açısından güçleşmektedir.

Sonuç olarak; 320-Bütçe Emanetleri Hesabının mevzuata uygun olarak kullanılması, her kayıt için muhasebeleştirme belgesinin düzenlenmesi ve hak sahibine ödemenin defaatle gerçekleştirilmesi halinde ödemeye ait ilk muhasebe işlem fişinin yevmiye tarih ve numarasıyla kaydedilmesi gerekmektedir.