Ankara Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Döner Sermaye İşletmesinde yapılan incelemelerde; İşletme tarafından kullanılan Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde kapatılmayan hasta kayıtlarının bulunduğu, tüketilerek gelir sağlanan bazı malzemelerin ambar çıkış işlemlerinin yapılmadığı görülmüştür.

Diş Hekimliği Fakültesi Hastanesinde kullanılan Hastane Bilgi Yönetim Sistemi aşağıdaki modüllerden oluşmaktadır:

1. Hasta Kayıt/Kabul Modülü

   
   

2. Randevu İşlemleri Modülü

   
   

3. Poliklinik Modülü

   
   

4. Vezne Modülü

   
   

5. Stok Takip, Satınalma ve Demirbaş İşlemleri Modülü

   
   

6. Reçete İşlemleri

   
   

7. Demirbaş Takip Modülü

   
   

8. Döner Sermaye, Fatura ve Finansman İşlemleri Modülü

   
   

9. Personel İşlemleri Modülü

   
   

10. Bilgi Yönetim, İstatistik ve Raporlama İşlemleri Modülü

    
    

11. Ağız ve Diş Sağlığı Modülü

    
    

12. Laboratuvar Modülü

    
    

13. Protez Takip Modülü

    
    

14. Röntgen Modülü

    
    

15. Danışma Modülü

    
    

16. Cihaz Takip Modülü

    
    

17. Dosya ve Arşiv Modülü

    
    

    1. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi hizmet alımının Teknik Şartnamesinin incelenmesinde; “Hasta Kayıt/Kabul Modülü” üzerinden, muayeneleri sonuçlanan hastaların kayıtlarının kapanmasını sağlamak üzere “Hasta Çıkış/Sevk İşlemi” yapılabildiği, buna rağmen bazı hastaların tedavi süreçlerinin kapatılmadığı görülmüştür.

       Örnek olarak; Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde; Ş.B. isimli hastanın 25.11.2019 tarihinde, B.Y. isimli hastanın ise 09.11.2022 tarihinde yatış kaydı yapılarak Diş Hekimliği Fakültesi Hastanesinde tedavileri yapılmış ancak 31.12.2022 tarihine kadar aynı hastalara yatak ücreti tahakkuk ettirilmeye devam edildiği tespit edilmiştir.

    2. İlaç, tıbbi malzeme ile her türlü stok ve sarf malzemesi alımı iş ve işlemlerinin takip edilmesini amaçlayan “Stok Takip, Satınalma ve Demirbaş İşlemleri Modülü” üzerinden aylık olarak Tüketim Malzemeleri Çıkış Bildirimi Listesi alınabildiği, sorumluların “Döner Sermaye, Fatura ve Finansman İşlemleri Modülü”nü kullanarak stokların düzenli envanterini yapabildiği,

envanter farkları ve yorumlarının raporla muhasebeye aktarılabildiği ancak tüketilerek gelir sağlanan bazı malzemelerin ambar çıkış işlemlerinin yapılmadığı görülmüştür.

Örnek olarak; hastalara uygulanan implant tedavilerinin incelenmesinde, son 5 yılda yılı içinde alınıp hastalara kullanılan malzemelerle bunların gelir hesaplarına yansıyan miktarlarının eşleşmediği, tedarikçilerin kesmediği faturalar sebebiyle sürekli olarak ertesi yıla kaydi devirlerin yapıldığı görülmektedir. 2022 yılı sonu itibarıyla toplam 2.443 adet implantın geliri elde edilerek muhasebe kayıtlarına yansıtıldığı halde aynı dönemde 1.820 adet implantın muhasebe kayıtlarından çıkışının yapıldığı görülmektedir. Böylece fiilen hastalara uygulanan 623 adet implanta ait tahsilat gelir hesabına kaydedildiği halde bu implantların ambar çıkışları yapılamadığından tüketilen malzeme ambarda varmış gibi ertesi yıla devredilmiştir.

Diş Hekimliği Fakültesi Döner Sermaye İşletmesi tarafından kullanılan Hastane Bilgi Yönetim Sisteminin “Bilgi Yönetim, İstatistik ve Raporlama İşlemleri Modülü”nün amacı; hastane yöneticilerinin, yönetimsel ve stratejik kararlar verebilmesi için hastanede gerçekleşen tüm tıbbi ve mali kaynakları izleyebilmesi, herhangi bir personele sorma ihtiyacı duyulmadan sorgulayabilmesi, değerlendirebilmesi ve analiz edebilmesidir.

Bu amacın gerçekleştirilebilmesine yardımcı olmak üzere ilgili modüle kapatılmayan hasta kayıtlarına yönelik uyarı veya bilgilendirme işlevi eklenmesi gerekir. Ayrıca tedarikçilerle imzalanan sözleşmelerin gözden geçirilerek yılı bitmeden faturalardan kaynaklanan sorunların giderilmesi, ilaç, tıbbi malzeme ile her türlü stok ve sarf malzemesine ilişkin envanter raporlarının muhasebeye aktarılması, böylece Döner Sermaye Mali Yönetim Sisteminde malzeme giriş ve çıkış işlemlerinin fiili durumla uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.