Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bağlı Üniversite yurtlarında konaklayan ve daha sonra yurtlarla ilişiği kalmayan öğrencilerden banka kanalıyla tahsil edilen yurt depozitolarının ilgilisi başvurmadıkça iade edilmediği, 333.07 Öğrenci Depozitoları Emanet Hesabının detayını oluşturan işlemlerin öğrenci bazında ve yıllar itibarıyla ayrıntısının raporlanamadığı, gelir kaydedilmesi gereken depozitolar bulunmasına rağmen bu işlemin gerçekleştirilemediği tespit edilmiştir.

Milli Eğitim Bakanlığınca hazırlanıp 06.05.2017 tarih ve 30058 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Özel Öğrenci Barınma Hizmetleri Yönetmeliği’nin “Barınma hizmeti ücreti ve yükümlülükler” başlıklı 20’nci maddesinde; kurumların barınma hizmeti ücretinin bir aylık kısmına tekabül eden miktarda depozito alabilecekleri, öğrencinin kuruma verdiği zararı karşılamaması veya barınma hizmeti ücretini ödemeden kurumdan ayrılması durumunda bu zarar ve barınma hizmeti ücretinin depozitodan mahsup edileceği, geriye kalan tutarın bir ay içinde iade edilerek öğrenciyle yapılan hizmet sunum taahhütnamesinin feshedileceği hükme bağlanmıştır.

2020 yılından itibaren üniversitelerdeki yurtlar için görevli Bakanlık, Gençlik ve Spor Bakanlığı olmuştur. Anılan Bakanlıkça hazırlanıp 02.07.2020 tarih ve 31173 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğrenim Özel Barınma Hizmetleri Yönetmeliği’nin “Ücretler ve yükümlülükler” başlıklı 36’ncı maddesinde de barınma hizmeti ücreti ve iadeleri hususlarında, Milli Eğitim Bakanlığınca hazırlanan Özel Öğrenci Barınma Yönetmeliği hükümlerine benzer düzenlemeler mevcuttur.

Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bağlı işletilen Üniversite yurtlarında konaklayan öğrencilerden yurtlarla ilişiği kesilenlerin, hizmet sunum taahhütnameleri iptal edilmekle birlikte bu öğrencilerin kendileri talep etmedikçe yatırmış oldukları depozitoların iade işlemi yapılmamaktadır. Yurtlar tarafından kullanılan ve öğrencilere ait tüm bilgilerin işlendiği “konaklama.itu.edu.tr” yazılım programından yurtlarla ilişiği kesilen öğrencilerin bilgileri ve yatırmış oldukları depozitoların tutarları toplu olarak raporlanamamaktadır. Aynı durum halen öğrenci olanlarda da söz konusudur. Bunun üzerine Yurt Müdürlüklerinin tuttukları Excel programındaki veriler ve konaklama.itu.edu.tr programında öğrenci bazında bulunan veriler manuel bir çalışma ile teyit edilerek, depozitosu iade edilecek öğrencilerin listesi elde edilmiştir. Benzer teyit işlemi halen konaklayan öğrenciler için kayıt tarihleri esas alınarak yapılmıştır. Elde edilen sonuçlar muhasebe kayıtları ile tutar açısından karşılaştırılarak rakamsal denklik sağlanmıştır.

Zamanaşımı süreleri ile ilgili 2 sıra no.lu Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Genelgesi’nde “zamanaşımı sayılmayan emanetler” arasında yer alan öğrenci depozitoları için genel hükümlere gidilmesi gerekmekte olup 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 146’ncı maddesinde; “Kanunda aksine bir hüküm bulunmadıkça, her alacak on yıllık zamanaşımına tabidir” ve 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nun “Genel nitelikli hükümler” başlıklı 5’inci maddesinde de; “Bu kanun ve Borçlar Kanununun genel nitelikli hükümleri, uygun düştüğü ölçüde tüm özel hukuk ilişkilerine uygulanır” hükümleri dikkate alındığında; zamanaşımı süresi belirlenmemiş olan alacaklar için alındığı tarihten itibaren onuncu yılın sonu zamanaşımı süresidir.

Yurt ile ilişiği kesilen öğrencilerin depozitolarının iadesinde öğrenci başvurusu yerine Kurum tarafından işlem tesis edilmesi, muhasebe birimine güncel ve doğru bilgilerin raporlanması gerekmektedir. 2015 yılı öncesine ait Toplamda 68.148,50 TL tutarındaki öğrenci depozitosu, yurt müdürlüklerince bugüne değin takibi yapılıp gelir kaydedilmek üzere muhasebe birimine bildirilmediğinden zamanaşımına uğramıştır. Dolayısıyla 333 Emanetler Hesabında 68.148,50 TL tutarında fazlalık, 600 Gelirler Hesabı ile 800 Bütçe Gelirleri Hesabında ise aynı tutarda eksiklik bulunmaktadır.