Belediyenin muhasebe kayıtlarının ve ödemelerin yapılması için bankaya gönderilen evrakların incelenmesi sonucunda, bankaya ödeme talimatının daha sonra verilmesine rağmen 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına ödeme talimatından önce kayıt yapıldığı, bazı ödemelerin bankaca hak sahiplerine ödenmesine veya ilgili yerlere gönderilmesine rağmen 102 Banka ve 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesaplarının ay sonunda kapatıldığı durumların mevcut olduğu ve 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının yılın bir döneminde borç bakiyesi verdiği görülmüştür.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Bilanço ilkeleri” başlıklı 8’inci maddesinin birinci fıkrasında;

“Bilanço ilkelerinin amacı, kamu idaresinin tasarrufundaki kaynaklar ile bunlarla elde edilen varlıkların muhasebe kayıtlarının yapılması, mali tablolarının hazırlanması ve

raporlanması yoluyla, belli bir tarihte kamu idaresinin mali durumunun ilgililer için saydam ve gerçeğe uygun olarak yansıtılmasıdır.” hükmü yer almaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre; 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı, kurumun bankadan çekle veya gönderme emri ile yaptıracakları ödeme ve göndermelerin izlenmesi için kullanılmaktadır. Aynı Yönetmelik’in 103 hesabına ilişkin işlemlerin sayıldığı 59’uncu maddesinde, kurumca tahakkuk ettirilerek banka hesabından ilgililerin banka hesaplarına gönderilecek olan tutarlar için gönderme emrinin düzenlenmesi gerektiği ifade edilmiş ve gönderme emrinin bankaya gönderilme usulü belirlenmiştir.

Mezkûr Yönetmelik’in 60’ıncı maddesinde ise, 103 hesabına ilişkin alacak ve borç kayıtları sayılmıştır. İlgili madde gereği, bankadan yaptırılacak ödeme veya göndermeler için düzenlenen çek veya gönderme emri tutarlarının bu hesaba alacak, düzenlenen gönderme emirlerinden muhasebe birimlerine gönderilen banka hesap özet cetvelleriyle bankaca hak sahiplerine ödendiği veya ilgili yerlere gönderildiği bildirilen paralarınsa bu hesaba borç kaydedilmesi gerekmektedir.

Banka hesap özet cetveline ilişkin düzenleme ise adı geçen Yönetmelik’in 56’ncı maddesinin birinci fıkrasının c bendinde;

“c) Banka hesap özet cetveli

1. Kurumun hesabının bulunduğu bankalarca, bir gün içerisinde kurum adına tahsil edilen paraların miktarları ile karşılığında onaylanan veya düzenlenen alındıların tarih ve numaralarını; kurum adına ödenen veya gönderilen paraların miktarları ile bunlara ait çek ve gönderme emirlerinin tarih ve numaralarını gösteren iki nüsha banka hesap özet cetveli düzenlenerek ertesi gün kuruma gönderilir. Banka hesap özet cetvelinin bir nüshası muhasebe işlem fişine bağlanır, diğer nüshası ise açılacak bir dosyada muhafaza edilir. Tahsilat ve ödemeleri ayrıntılı olarak gösteren cetvelin bankaca, ertesi gün doldurularak onaylandıktan sonra teslimat müzekkeresi ve gönderme emirlerinin ikinci nüshalarıyla birlikte kuruma gönderilmesi ve kurumun da bu cetveli araması gerekir.

2. Banka hesap özet cetveli gecikme ile verildiği takdirde durumun üst yöneticiye bildirilmesi zorunludur.” şeklinde düzenlenmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca, mali tabloların belli bir tarihte saydam ve gerçeğe uygun olarak bilgi verebilmesi için kurum tarafından yapılan işlemlerin muhasebe kayıtlarına günü gününe kaydedilmesi gerekmektedir. 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının niteliği ve işleyişinden anlaşılacağı üzere, gönderme emri veya çek düzenlendiğinde 103 hesabının alacağına ve ödeme talimatları bankaca yerine getirildiğinde ise 103 hesabının borcuna kayıt yapılmalıdır. Bankaca yapılan ödemelerin takip edilebilmesi ve muhasebe kayıtlarının yapılabilmesi amacıyla banka hesap özet cetvelleri önem arz etmektedir.

Aynı zamanda, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde belirtilen hükümler uyarınca, 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emri Hesabının alacak tutarı her zaman için borç tutarından yüksek ya da borç tutarına eşit olmalıdır. Yani, bu hesabın mali yıl boyunca muhasebe kayıtlarında ya alacak kalanı vermesi ya da kalan vermemesi gerekmektedir.

Muhasebe kayıtlarında, 103 hesabı yardımcı defterinde ve ödemelerin yapılması için bankaya gönderilen evraklarda yapılan incelemeler sonucunda; Belediye tarafından, Yönetmelik ekinde yer alan ve her bir ödeme için ayrı şekilde düzenlenip bankaya gönderilen maktu bir “gönderme emri belgesi” düzenlenmediği ve bunun yerine ödemelerin toplu olarak gösterildiği bir tablonun, muhasebe yetkilisinin imzasının bulunduğu bir yazıyla faks çekilmek suretiyle bankaya iletildiği görülmüştür.

Bankaya çekilen faks tarihleri ile muhasebe kayıtlarının karşılaştırılması sonucunda, muhasebe yetkilisi tarafından bankaya ödeme talimatı daha gönderilmeden ödeme emri belgesi evraklarında 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının kullanıldığı görülmüştür. Bu şekilde 103 hesabının kullanılıp aynı gün içinde ödeme talimatı verilmeyen birden çok işlemin olduğu, bu nedenle de bankaya ödeme talimatı verilmemesine rağmen 103 hesabının kullanılması nedeniyle bu hesabın o günler için hatalı bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.

Maaş, ilave tediye, verilen avans ve krediler, posta masrafları gibi bazı ödemelerde bankaya faksla ödeme talimatı verilmekte ve 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına kaydedilmektedir. Ancak, bu tür ödemeler banka tarafından belirtilen günlerde ilgililere ödenmesine rağmen 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına borç, 102 Banka Hesabına alacak kaydının aynı gün içinde yapılmadığı tespit edilmiştir. Yapılan incelemelerde, bu ödemelerin ay içinde belirli günlerde yapılmasına rağmen ödemelerin

muhasebeleştirilmesi ay sonlarında “103-çek hesabının güncellenmesi”, “103-çek hesabının kapatılması” gibi açıklamalar içeren muhasebe işlem fişleriyle topluca yapılmaktadır. Bu durum, banka tarafından ödemelerin yapıldığı tarih ile ay sonu arasındaki dönemde 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının yanlış görünmesine ve Belediyenin banka hesaplarındaki tutarlar ile muhasebe kayıtlarındaki tutarların uyuşmamasına sebep olarak 102 Banka Hesabının da yanıltıcı bilgi vermesine neden olmaktadır.

Son olarak, bankanın kurum tarafından bir ödeme talimatı almadan kurum banka hesaplarından para aktaramayacağı ve kurum tarafından düzenlenen çek ve gönderme emirlerinin 103 hesabının alacağına kaydedileceği hükümleri nedeniyle 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının yıl içinde herhangi bir zamanda borç kalanı veremeyeceği sonucuna ulaşılmaktadır. Ancak denetlenen kamu idaresinde, 30.04.2018 ile 09.05.2018 tarihleri arasında ve 29.09.2018 tarihinde 103 hesabının borç kalanı verdiği, yani bu hesabın borcuna kaydedilen tutarın alacağına kaydedilen tutardan daha yüksek olduğu tespit edilmiştir.

İlgili mevzuat hükümleri ve açıklamalar neticesinde ulaşılan tespitlerimize uygun olarak 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının kullanımına dikkat edilmesinin ve gerekli düzenlemelerin yapılmasının mali tabloların doğruluğu ve güvenilirliği açısından önem arz ettiği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının yönetmelik hükümlerine uygun olarak kullanılması hususunda daha dikkat edilerek, mali tabloların doğru ve güvenilirliği sağlanacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak kamu idaresi tarafından 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının mevzuata uygun olarak kullanılmasına dikkat edileceği ve mali tabloların doğruluğu ve güvenilirliğinin sağlanacağı ifade edilmekle birlikte söz konusu hesabın Yönetmelik hükümlerine aykırı bir şekilde kullanılması mali tabloların doğru ve güvenilir bilgi içermeme riskini ortaya çıkarmaktadır.