İdarenin harcama yapmasını gerektirecek sözleşme tasarılarının imzalanmadan önce malî hizmetler birimine gönderilmediği ve ön mali kontrole tabi tutulmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 58’inci maddesinde, ön malî kontrolün, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsayacağı belirtildikten sonra yapılacak asgari kontroller, ön malî kontrole tabi tutulacak mali karar ve işlemlerin usul ve esasların Hazine ve Maliye Bakanlığınca belirleneceği hüküm altına alınmıştır.

Bakanlık bu hüküm doğrultusunda yayımlamış olduğu “İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar” da, ön mali kontrol faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçleri belirlemiştir.

Bu Usul ve Esaslar’a göre ön mali kontrol, idarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü ifade etmektedir.

Söz konusu usul ve esaslara göre ön mali kontrol, harcama biriminde yapılan süreç kontrolü ve mali hizmetler birimince yapılacak kontrol olmak üzere iki şekilde gerçekleştirilecektir. Malî hizmetler biriminin ön malî kontrolüne tâbi malî karar ve işlemler, bahsi geçen Usul ve Esasların dördüncü bölümünde maddeler halinde sayılmıştır.

İdarelerin, ihale kanunlarına tâbi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için üç milyon Türk Lirasını aşanlar ön mali kontrole tâbidir. Kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde bir işlem dosyası olarak harcama yetkilisi tarafından mali hizmetler birimine gönderilecek, bu evraklar

mali hizmetler birimince en geç on işgünü içinde kontrol edildikten sonra, kontrol sonucunda görüş yazısı düzenlenerek işlem dosyası ilgili harcama yetkilisine gönderilecektir.

Ancak yapılan incelemede, harcamayı gerektirecek ve sözleşme tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için üç milyon Türk Lirasını aşan işler bulunmasına rağmen bunların sözleşme tasarılarının ve bunlara ilişkin bilgi ve belgelerin ön mali kontrolünün yapılmadığı görülmüştür.

Bu durum mevzuata aykırılık teşkil ettiği gibi mali hizmetler biriminin önleyici ve düzeltici işlevinden yararlanılmaması Belediye kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasında zafiyetlere neden olabilecektir.

Bu itibarla, sözleşme tutarı mevzuatta belirtilen işlerin sözleşme tasarısı ile eki bilgi ve belgelerinin sözleşme imzalanmasından önce ön mali kontrole tabi tutulmak üzere mali hizmetler birimine gönderilmesi, mali hizmetler biriminin de bahsi geçen usul ve esaslar çerçevesinde gerekli incelemeleri yapması gerekmektedir.