Karar Künyesi
Ankara Büyükşehir Belediyesinde taşınır işlemlerine yönelik yapılan denetimler sonucunda tespit edilen hususlar aşağıda belirtilmiştir.
Taşınırlara sicil numarası verilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliğinin 36'ncı maddesine göre, taşınır kayıt yetkilisi tarafından yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırlara sicil numarası verilmesi gerekmektedir. Yapılan incelemelerde, dayanıklı taşınırlar üzerinde sicil numaralarına rastlanılmamıştır. Bu husus 2015 yılı Sayıştay Denetim Raporu'na da konu edilmiş olup bu yönde herhangi bir çalışma yürütülmemiştir.
Zimmet İşlemlerinin Tamamlanmaması ve Bazı Birimlerde Kişisel Kullanım Ayrımı Yapılmaksızın Tüm Taşınırların Ortak Kullanım Alanı Sorumlusuna Verilmesi
Taşınır Mal Yönetmeliğinin 5'inci maddesine göre, taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar. Yine kamu görevlilerinin kullanımına verilen dayanıklı taşınırlar, kullanıcıları tarafından başkasına devredilemez. Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanacaktır.
Bahsedilen Yönetmeliğin 10'uncu maddesinde, kara taşıtları ve iş makinelerinin bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde 6 örnek numaralı taşınır teslim belgesinin düzenleneceği; vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerinde koordinasyonu sağlayan sorumlu yönetici adına düzenleneceği ve sorumlu yöneticinin kendisine teslim edilen taşıt veya iş makinesi ile kullanıcısını ayrıca tutulacak kayıtlarda izleyeceği; demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde ise 6/A örnek numaralı taşınır teslim belgesi düzenleneceği ifade edilmektedir. Ortak kullanıma giren taşınırlarsa dayanıklı taşınırlar listesi üzerinden takip edilecektir. Yönetmeliğin temel ayrımı, kara taşıtları ve iş makineleri için kullanıcısına (sirkülasyonun çok olduğu, vardiya usulü çalışılan yerlerde sorumlu yöneticiye) zimmetlenmesi, bunun dışında kalan dayanıklı taşınırların kişisel kullanıma verilenler için ayrı bir zimmet belgesi, ortak kullanım söz konusu ise dayanıklı taşınır listesi düzenlenmek suretiyle zimmet işlemi gerçekleştirilmesidir.
Taşınır programı üzerinden zimmet listeleri ve işlemleri incelenmiş olup kullanıcılarına ve ortak kullanıma verilen taşınırlar için sorumlularına yönelik zimmet işlemlerinin tamamlanmadığı görülmüştür. Özellikle dış birimi fazla, taşınır giriş ve çıkış yoğunluğu olan birimlerde bu hususa dikkat edilmesi önem taşımaktadır.
Ayrıca kamu görevlilerine kişisel kullanımları için verilen taşınırların (monitör, telefon vs.) kişisel zimmet üzerinden değil ortak kullanım sorumlusu üzerinden zimmet işlemlerinin
yapıldığı tespit edilmiştir. Kişisel kullanım ve ortak kullanım ayrımı yapılmadan tüm taşınırların ortak kullanım sorumlusuna zimmetlenmesi pratik ve takip açısından kolay olmasına karşın ortaya çıkacak zarar, kullanılamaz hale gelme veya yok olma durumlarında kişisel kullanıcı değil zimmet işlemi yapılan kişi/kişilerin hukuki ve mali sorumluluğu doğacaktır. Kişisel ve ortak kullanım ayrıştırmasının yapılması Yönetmelik gereği sorumluluk tespitinde önem taşımaktadır.
Taşınırların Özellik ve Niteliklerinin Sisteme Girilmemesi ya da Eksik Girilmesi
Taşınır programı üzerinden yapılan incelemelerde, çoğu taşınırda tanım ve ayrımı ortaya koyan teknik özelliklerin (marka, model, ölçü, cins vs) bulunmadığı/eksik olduğu, zimmet işlemleri yapılan taşınırlarda bundan dolayı taşınırın teknik bilgilerine yer verilmediği ve bu durumun taşınır sayımlarında sorun teşkil ettiği tespit edilmiştir.
Taşınırlarda eksiksiz bir şekilde teknik özelliklerini içeren bilgilerin mevcudiyeti gerek Yönetmelik çerçevesinde gerçekleştirilen sayımlar esnasında sayımın niteliksel olarak sağlıklı ve doğru bir şekilde yapılması gerekse de zimmete verilen taşınırla kullanılan taşınırın uyumlu olması açısından önem teşkil edecektir. Örneğin, taşınır programının demirbaş raporu kısmında yer alan bilgisayar, teknik özelliklere yer vermeksizin 'bilgisayar' olarak kaydedilmiştir. Bu şekilde hangi özellikte hangi model markanın kullanıldığı ya da kullanıma verildiği takip edilemeyecektir. Ya da yıl sonu sayımlarında demirbaş kayıtlarında 'masa', 'dolap', 'yazıcı' veya 'makine', 'cihaz' olarak sistemde görülen taşınırların sayımında, kayıtlı olanla fiili olanın örtüştürülmesi güçleşecek ve sayımın niteliksel boyutu ihmal edilecektir. Bilhassa taşınır hacmi yoğun olan birimlerde, zimmetlenen taşınırlarla sayımı yapılacak taşınırların kaydi durumla uyumlu olması sağlanamayacaktır.
Sonuç olarak, taşınır iş ve işlemlerinin taşınır programı vasıtasıyla takip ve kontrolünün yapılarak mevzuat hükümlerine uygun yürütülmesi gerekmektedir.
Kamu idaresi cevabında; "Ankara Büyükşehir Belediyesinde taşınır işlemlerine yönelik yapılan denetimler sonucunda tespit edilen hususlar aşağıda belirtilmiştir.
Taşınırlara sicil numarası verilmemesi
Başkanlığımız bünyesinde kullanılmakta olan dayanıklı taşınır malzemelerinin bütünlüğünü sağlamak, niteliklerinde farklılıkların oluşmaması amacı ile T.M.Y.’nin 36'ncı
maddesinde belirtilen sicil verme işlemi konusunun ancak uzman bir ekip tarafından tek elden yapılması hususunda, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına, dayanıklı taşınırların üzerine kalıcı numaralandırma ile takip ve sayım işlemlerinin daha düzenli yapılabilmesi amacı ile Daire Başkanlığımız tarafından 08.05.2018 tarih ve E 52117 sayılı yazı ile mevcut kullanılmakta olan yazılıma entegre/donanım sağlanması talep edilmiş olup; Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 30.11.2018 tarih ve 130446 sayılı cevabı yazısında “Demirbaşların takip ve sayımı ile ilgili kısımlarının halihazırda bulunan modül grubunda mevcut olmadığı” tarafımıza bildirilmiş, 03.05.2019 tarih ve E-45758 Sayılı yazımız ile de “Demirbaşların sicil ile ilişkilendirilerek numaralandırılması ile takip ve sayım modüllerinin ivedi olarak tamamlandırılması” hususu iletilmiştir. Mevcut yazılıma entegre donanın ve yazılım işlemlerinin tamamlanmasıyla dayanıklı taşınırlar üzerinde sicil numaraları yapılacaktır.
Zimmet İşlemlerinin Tamamlanmaması ve Bazı Birimlerde Kişisel Kullanım Ayrımı Yapılmaksızın Tüm Taşınırların Ortak Kullanım Alanı Sorumlusuna Verilmesi
Başkanlığımız bünyesinde kullanımda bulunan dayanıklı taşınırların zimmet işlemlerinin kullanıcılara, ortak kullanımda olan malzemelerin ise kısım sorumlularına zimmet işlemleri yapılmıştır.
Taşınırların Özellik ve Niteliklerinin Sisteme Girilmemesi ya da Eksik Girilmesi
Taşınır programı üzerinden yapılan incelemelerde, çoğu taşınırda tanım ve ayrımı ortaya koyan teknik özelliklerin (marka, model, ölçü, cins vs) bulunmadığı/eksik olduğu, zimmet işlemleri yapılan taşınırlarda bundan dolayı taşınırın teknik bilgilerine yer verilmediği ve bu durumun taşınır sayımlarında sorun teşkil ettiği tespit edilmiştir.
Başkanlığımız bünyesinde kullanılmakta olan bilgisayar, yazıcı, monitör, fax makinesi vb. malzemelerin Demirbaş güncelleme hanesinde güncellemeleri yapılarak nitelik ve özellik veya seri numara, model “demirbaş oluşturma” ekranından tamamlanmıştır. " demektedir.
Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, açıklamalarımız doğrultusunda hareket edileceğini, gerekli çalışmaların başladığını/başlayacağını belirtmiştir. Konu, sonraki denetimlerde takip edilecektir.