Üniversite bünyesinde bulunan dört birimde yapılan fiziki ambar denetimleri sonucunda; tüketim malzemeleri ile demirbaşların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetiminde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu Kanun’un 44’üncü maddesine dayalı olarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı hususlar tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kanun’un “Mal yönetiminde etkililik ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinde; kamu idarelerinin taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumlu oldukları, taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmayacağı, kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevlilerin taşınırın korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumlu oldukları, malların edinilmesi, kiralanması, tahsisi, yönetimi, kullanılma ve elden çıkarılma işlemlerinin mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılacağı, bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu tutulacakları ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu oldukları hükme bağlanmış olup aynı maddede kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.

Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde ise Taşınır Kayıt Yetkilileri ile Taşınır Kontrol Yetkililerinin görev ve sorumluluklarına ayrıntılı olarak yer verilmiştir.

Üniversite Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi'ne (TKYS) kayıtlı ambar ad ve kodları, tüketim ve dayanıklı taşınır malzeme sicil raporları, ambar tespit raporları, kişilere verilen taşınır teslim belgeleri, ortak kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar listesi ile fiziki ambar sayımları esas alınarak Üniversite’nin dört biriminde yürütülen denetimler sonucunda tespit edilen hususlar aşağıda yer almaktadır.

A- Üniversitenin bazı birimlerinde demirbaş numaralandırma işlemlerine hiç başlanmadığı, bazılarında ise kısmen başlandığı, ancak tamamlanmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nin “Dayanıklı taşınırların numaralandırılması” başlıklı 36'ncı maddesi gereğince giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilerek bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmelidir.

B- Üniversitenin bazı birimlerinde “Dayanıklı Taşınırlar Listesi”nin düzenlenerek ortak kullanım alanlarına asılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 23’üncü maddesinin beşinci fıkrası gereği taşınırların; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle teslim edilmesi gerekmektedir.

C- Taşınır ambarlarında gerçekleştirilen fiziki sayımlar sonucunda KBS kayıtları ile mevcut sayım miktarlarında bazı kalemlerde noksan ve/veya fazlalık tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesi gereği taşınır kayıt yetkilisi, ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur. Yönetmelik’in 27’nci maddesi gereğince ise malzemelerin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırların ölmesi halinde, “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” ve “Taşınır İşlem Fişi” düzenlenerek kayıtlardan çıkarılması gerekmektedir.

Kamu idaresi bulguya katıldığını belirtmiş olup söz konusu hususun düzeltilmesine ilişkin işlemlere başlanıldığı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak; Kamu İdaresinde stok ve taşınır mal yönetimi konusunda bazı eksiklikler bulunmakta olup tüketim mal ve malzemeleri ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetimi konusunda İdarece başlatılmış olduğu anlaşılan kurumsal çalışmanın devam ettirilmesi gerekmektedir.