Döner Sermaye İşletmesi mali tablolarındaki stok kayıtları ile kurumun fiilen kullandığı taşınır kayıt sistemindeki kayıtların birbirini tutmadığı tespit edilmiştir.

Üniversite Hastanesinde sağlık hizmetlerinde kullanılan ilaç ve farmakolojik ürünler başta olmak üzere, medikal malzemeler ve diğer taşınır hareketleri Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) üzerinden izlenmekte, depolardaki taşınırlar bu sistemde görülmekte, malzemelerin fiyat ve miktarlarıyla, ihtiyaç ve stok fazlası miktarlarına ulaşılabilmektedir. Hastanede stok hareketleri ve taşınır işlem fişlerinin kesilmesi fiilen, hastane bilgi yönetim sistemlerinin stok hareketlerine ilişkin modülleri üzerinden yürütülmekle beraber, muhasebe kayıtları DMİS sisteminde oluşturulup kurum mali tabloları bu sistemden çıkması sebebiyle, muhasebe kayıtlarının hastane bilgi yönetim sistemi verileri ile uyumlu olması, gerek dönem içinde gerekse dönem sonunda hastane kayıtlarıyla saymanlık kayıtlarının birbirini teyit etmesi gerekmektedir.

Kurumun taşınır kayıtları incelenirken Hastanenin 31.12.2021 tarihi itibariyle taşınır kayıtları istenmiştir. Söz konusu listeye bakıldığında yılsonu itibariyle saymanlık kayıtlarında taşınır miktarının 21.674.475,65 -TL tutarında olduğu anlaşılmıştır. Ancak hastanenin Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde söz konusu tutarın 28.013.416,37 –TL olduğu görülmektedir. Dolayısıyla, taşınırların mali tablolardaki tutarı ile hastane bilgi yönetim sisteminde yer alan kayıtlı tutarları birbirini tutmamaktadır. Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde kayıtlı olup ancak kurum mali tablolarında görünmeyen toplamda 6.338.940,72 –TL malzeme olduğu görülmektedir. Kurumun mali tablolarındaki verilerin fiili durumu yansıtması beklendiğinden, kurum varlıklarının mali tablolarda hatalı gösterildiği değerlendirilmektedir.

5018 sayılı Kanun’un “Hesap Verme Sorumluluğu” başlıklı 8 inci maddesi uyarınca, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların; kaynakların etkili, ekonomik, kullanımından sorumlulukları olduğu gibi bunların tam ve doğru şekilde muhasebeleştirilmesinden ve raporlanmasından dolayı da sorumlulukları bulunmaktadır.

Kamu idaresi cevabında özetle, bir kısım teknik ve idari sebeplerle kayıtların birbiri ile uyuşmadığından bahsedilmiştir. DMİS taşınır kayıtları ile Hastane Bilgi Yönetim Sistemi taşınır kayıtlarının birbirini tutması için gerekli titizliğin gösterileceği belirtilmiştir.

Bu doğrultuda, Kurum mali tablolarındaki kayıtlar ile Hastane Bilgi Yönetim Sistemindeki kayıtların birbirini teyit etmesi için gerekli envanter çalışmalarının yapılarak muhasebe kayıtlarının fiili durumu yansıtması sağlanmalıdır.