Karar Künyesi
İdare bünyesinde yapılan incelemelerde taşınır mevzuatına ilişkin aşağıda maddeler halinde belirtilmiş olan hususlar tespit edilmiştir.
İlk Madde ve Malzeme Hesabından Çıkış Kayıtlarının Yönetmelikte Belirtilen Zamanda Yapılmaması
İlk Madde ve Malzeme Hesabından çıkış kayıtlarının en geç üç ayda bir yapılması gerekirken çıkış kayıtlarının yılsonunda toplu olarak yapıldığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 30’uncu maddesine göre, kullanılan tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, üç ayı geçmemek üzere üst yönetici tarafından belirlenen periyodik sürelerle muhasebe birimine gönderileceği, muhasebe yetkililerinin de taşınır çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen taşınır işlem fişlerinde gösterilen tutarları II nci düzey detay kodu itibariyle ilgili hesaplara kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.
İdarenin fiziki ambarı olmadığından envantere giren tüketim malzemeleri doğrudan tüketime verilmektedir. Ancak 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabından Yönetmelikte belirlenen sürede çıkış kayıtlarının yapılmaması nedeniyle muhasebe kayıtları ile envanter arasında uyumsuzluğa sebep olunmaktadır.
Kullanıma Verilen Taşıtlar İçin Taşınır Teslim Belgesi Düzenlenmemesi
Belediye mülkiyetinde bulunan taşıtlardan kullanıma verilenler için Taşınır Mal Yönetmeliği gereği düzenlenmesi gereken Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinde “Taşınır Teslim Belgesi” tanımlanmış ve hangi hallerde düzenleneceği belirtilmiştir. Buna göre; kara taşıtları ve iş makinelerinin bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde 6 örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesinin düzenleneceği; bu belgenin, vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için ise işyerinde koordinasyonu sağlayan sorumlu yönetici adına düzenleneceği ve sorumlu yöneticinin de, kendisine teslim edilen taşıt veya iş makinesi ile kullanıcısını ayrıca tutulacak kayıtlarda izleyeceği ifade edilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde; kara taşıt ve iş makinelerinin yetkili makamın onayına istinaden yönetiminden sorumlu görevliye veya kullanıcısına verilmesinde 6 örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesinin düzenleneceği ifade edilmiştir. Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Defterine de gerekli kayıtlar yapılarak düzenlenen belgenin bir nüshası dosyasına, ikinci nüshası ise taşınırın teslim edildiği görevliye verilir.
Ancak idare tarafından kullanıma verilen kara taşıtları ve iş makineleri için düzenlenmesi gereken Taşınır Teslim Belgelerinin düzenlenmediği ve Dayanıklı Taşınırlar Defterine yapılması gereken kayıtların yapılmadığı tespit edilmiştir. Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmemesi, bu taşıtların kimlerin sorumluluğunda olduğunu tespit etmeyi imkânsız hale getirmekte ve ortaya çıkabilecek muhtemel bir zarar durumunda kime rücu edileceği
noktasında belirsizliğe yol açmakta olup aynı zamanda kullanıma verilen taşıtların sağlıklı şekilde takibinin yapılmasını da güçleştirmektedir.
Taşınır İşlem Fişlerine Sıra Numarasının Mevzuata Aykırı Olarak Verilmesi
Taşınır işlem fişlerine giriş/çıkış olarak ve her bir harcama birimi tarafından ayrı numara verildiği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde Taşınır İşlem Fişinin hangi durumlarda ve usullerde düzenleneceği ifade edilmiş olup bahsedilen maddeye göre Taşınır İşlem Fişlerinin en az üç nüsha olarak düzenleneceği ve her malî yıl başında "1"den başlamak üzere bir sıra numarası verileceği belirtilmiştir. Taşınır işlem fişlerine sıra numarası idare bazında ve giriş çıkış ayırt etmeksizin sıralı olarak numara verilecektir. Ancak Güzelbahçe Belediyesi tarafından giriş ve çıkışlar ayrı olmak üzere ve her bir harcama birimi tarafından ayrı sıra numaraları verilmiştir. Dolayısıyla 13 harcama birimi olan Belediyede toplam 26 tane “1” numaralı TİF bulunmakta oysa “1” numaralı fişten sadece bir tane olması gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırlara Sicil Numaralarının Hatalı Verilmesi
Belediye tarafından dayanıklı taşınırların sicil numaralarının mevzuata aykırı olarak belirlendiği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nde her bir dayanıklı taşınıra bir sicil numarası verileceği ifade edilmiştir. Sicil numaralarının üç grup rakamdan oluşacağı, birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından ibaret olacağı belirtilmiştir. Ancak Belediye tarafından sicil numaraları 1 den başlayarak sıralı olarak verilmekte Yönetmeliğe uygun olarak belirlenmemektedir.
Kamu idaresi cevabında; “İlk Madde ve Malzeme Hesabından Çıkış Kayıtlarının Yönetmelikte Belirtilen Zamanda Yapılmaması.
CEVAP: Bulgudaki uyarılar doğrultusunda, İlk Madde ve Malzeme Hesabından Çıkış Kayıtları, mevzuata uygun şekilde yapılmaya başlanmış olup, mevzuata uygun şekilde yapılması hususunda gerekli titizlik ve hassasiyet gösterilecektir.
Kullanıma Verilen Taşıtlar İçin Taşınır Teslim Belgesi Düzenlenmemesi.
CEVAP: Bulgudaki uyarılar doğrultusunda, Kullanıma Verilen Taşıtlar için Taşınır Teslim Belgelerinin mevzuata uygun şekilde düzenlenmesi hususunda gerekli titizlik ve hassasiyet gösterilecektir.
Taşınır İşlem Fişlerine Sıra Numarasının Mevzuata Aykırı Olarak Verilmesi.
CEVAP: Bulgudaki uyarılar doğrultusunda, Taşınır İşlem Fişlerinin mevzuata uygun şekilde verilmesi hususunda gerekli çalışmalara başlanılmış olup, mevzuata uygunluğu konusunda gerekli titizlik ve hassasiyet gösterilecektir.
Dayanıklı Taşınırlara Sicil Numaralarının Hatalı Verilmesi.
CEVAP: Bulgudaki uyarılar doğrultusunda, Dayanıklı Taşınırlara Sicil Numaralarının mevzuata uygun şekilde verilmesi hususunda gerekli çalışmalara başlanılmış olup, mevzuata uygunluğu konusunda gerekli titizlik ve hassasiyet gösterilecektir.”
Denilmektedir.
Sonuç olarak Bulguda tenkit edilen hususlara iştirak edilmiş olup bundan sonraki uygulamalarda mevzuata uygun hareket edileceği ifade edilmiştir. Konunun gelecek yıl denetimlerinde takibi yapılacaktır.