Tamamlanmış olan bazı işlere ait teminat mektuplarının, iade edilmek yerine, muhasebe kayıtlarında tutulduğu görülmüştür.

Hukuk sisteminde teminat mektupları bağımsız garanti sözleşmeleri olarak kabul edildiğinden ve garanti sözleşmeleri ile ilgili özel bir düzenleme bulunmadığından, teminat mektupları 818 sayılı mülga Borçlar Kanunu 125’inci maddesinde ve 6098 sayılı Borçlar Kanunu’nun 146’ncı maddesinde yer alan on yıllık genel zamanaşımı süresine tabidir.

Teminat mektupları vadeli ve vadesiz olabilir. Vade, teminat mektubu veren tarafın sorumluluğunun saptanması bakımından önem taşır. Teminat mektuplarının içerdiği hükümler de zamanaşımının tespiti konusunda önem arz etmektedir.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “Kesin Teminat ve Ek Kesin Teminatların Geri Verilmesi” başlıklı 13’üncü ve 14’üncü maddesine göre mahsup işlemlerinin, yüklenicinin bu işten dolayı idareye ve Sosyal Sigortalar Kurumuna olan borçları ile ücret ve ücret sayılan ödemelerden yapılan kanunî vergi kesintilerinin yapım işlerinde kesin kabul tarihine, diğer işlerde kabul tarihine veya varsa garanti süresinin bitimine kadar ödenmemesi hallerinde yapılması gerekmektedir. Mahsup işlemlerinin yapılmasına gerek bulunmayan hallerde, yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise kabul tarihi veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren 2 yıl içerisinde idarenin uyarısına rağmen talep edilemeyen kesin teminat mektuplarının bankasına iade edilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, İdare tarafından düzenlenen bazı ihalelere ilişkin yüklenicilerden alınan teminat mektuplarının, ait oldukları ihale konusu işlerin tamamlanmış ve alınmalarının üzerinden uzun süre geçmiş olmasına rağmen halen iade edilmemiş oldukları tespit edilmiştir. En eskisi 1988 yılına ait olup, üzerinden uzun süreler geçmiş olmasına rağmen iade edilmeyen

söz konusu teminat mektupları ilgili yüklenici firmalar aleyhine bazı durumlara yol açmaktadır. İhale konusu işlerin bitmiş ve üzerinden belli bir süre geçmiş olmasına rağmen teminat mektuplarının iade edilmemesi, muhasebe kayıtlarında hataya neden olduğu gibi ilgili yüklenici firmaların mektup dolayısıyla bankaya komisyon ve komisyona bağlı olarak da BSMV(Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi) ödemesine sebep olmaktadır.

Ayrıca teminat mektuplarında vade ve zamanaşımı konusu önem arz etmektedir. Vadeli teminat mektuplarında, mektuba vade süresinin sonuna kadar yazılı bir ödeme talebinde bulunulmaması halinde teminat mektubunun hükümsüz hale geleceğine dair açık bir ifadenin eklenmemesi halinde, mektup vade tarihinden sonra 10 yıllık zamanaşımı sonuna kadar takibe konu olabilecektir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; muhasebe sisteminde gerekli yazılım çalışmalarının yapılarak teminat mektuplarıyla ilgili hesapların düzenli olarak kontrol edildiği, bu uygulama ile vadenin bitmesinden önce ilgili birimlere bildirim yapıldığı, iade için evrakları tamam olan yüklenicilerin talep etmemesi halinde resen bankasına iade yapıldığı, vadesi geçen teminat mektuplarının çoğunu İdareye bağlı Hal Müdürlüğünce alınmış teminat mektuplarının oluşturduğu, süresi geçen teminat mektuplarının mevzuat gereği muhasebe kayıtlarından çıkartılarak ilgili birimlere iade edildiği ifade edilmiştir. Ancak İdarenin kayıtlarında süresi geçmiş teminat mektupları bulunmakta olup söz konusu mektuplara ilişkin işin kesin kabulü yapılmış, alım süreci bitmiş ve mevzuatta öngörülen diğer hususların tamamlanması ile mektupların ilgili hesaplardan çıkarılması gerekmektedir. Yukarıda da yer verilen düzenlemeler gereği süresi bitmiş teminat mektuplarının İdare kayıtlarından çıkarılmasının mevzuatla uyarlı olacağı açıktır.

Sonuç olarak, süresiz olarak düzenlenmiş olsa dahi bitmiş olan işlere ait belirtilen teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarından çıkarılmaması, 910-Alınan Teminat Mektupları Hesabı ve 911-Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesabının olması gerekenden fazla görünmesine neden olmuştur.