Kamu idaresi banka hesaplarına yatan alacakların öncelikle 333 Emanetler Hesabına kaydedildiği, ilgili borç ve alacak hesaplarının ise yıl içinde veya ertesi yıl kullanıldığı, yapılan bu kayıtlar nedeniyle ilgili ana hesapların sağlıklı bir şekilde denetlenmeye elverişli olmadığı görülmüştür.

İdarenin banka hesaplarına; eğitim-öğretim geliri (harç, sınav başvuru ücretleri, yabancı öğrenci kayıt ücreti), kiraya verilen taşınmazların elektrik ve su tahsilatı ile kira geliri veya bir alacağın (Kişi borcu) tahsilatı olarak gelen veya yatırılan paraların 102 Banka Hesabına borç, ilgili hesaplara alacak kaydedilmesi gerekmekte olup 333 Emanetler Hesabının kullanımı ancak, emanet olarak alınan yabancı kaynakların izlenmesi için, yani mahiyeti belli olmayan tutarlar için mümkündür.

Kamu İdaresi muhasebe birimi tarafından, banka hesaplarına yatan nakit öncelikle 333 Emanetler Hesabına alacak kaydedilerek Banka Hesabına girişi sağlanmakta, sonrasında ise asıl hesaplar olan faaliyet, bütçe ve alacak hesaplara emanet hesaptan çıkış yapılarak kayıtlar tamamlanmaktadır.

Ancak bu uygulama ile asıl işlemlere ait kayıt ve belgelere ulaşmak zorlaştırıldığı gibi bazen imkânsızlıklar da oluşabilmekte, dolayısıyla muhasebenin temel kavramlarından olan muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılması esası ihlal edilmektedir.

2023 yılına devreden tutarlara ilişkin kayıtlara bakıldığında; 600 Harç Gelirleri, 600 Diğer Gelirler, 600 Diğer Taşınmaz Kira Gelirleri hesaplarını ilgilendiren tahsilatlar olduğu

halde Emanetler Hesabında kayıtların kaldığı görülmektedir. Emanetler Hesabına özellikle faaliyet gelirlerini ve bütçe gelirlerini ilgilendiren pek çok kaydın yapılması, Kamu İdaresinin bir yıllık mali işlemlerinin yansıması olan faaliyet sonuçları tablosu ile bilançosunun güvenilirliğini zedelemektedir.

Kamu idaresince, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak gerekli işlemlere başlanıldığı belirtilmiştir.

İdarenin muhasebenin “Dönemsellik” ilkesini sağlayacak bir sistem kurarak yılı faaliyet gelirlerini etkileyen tutarları emanet hesaplarda bekletmemesi gerekmektedir.