Karar Künyesi
Üniversitenin bazı birimlerinde fiili fiziki olarak yapılan denetimler neticesinde Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olmayan aşağıda sayılan iş ve işlemlerin bulunduğu görülmüştür.
Ambarda kaydı gözüken bazı taşınırların fiilen ambarda bulunmaması ve ambarda fiilen bulunan bazı taşınırların ambar kayıtlarında yer almaması
Taşınır mevcuduna ilişkin yapılan fiziki denetimde ambar kayıtlarının fiili durumu yansıtmadığı görülmüştür.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde ambar “kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer” şeklinde tanımlanmıştır. Buna göre bizzat kişilere veya birimlerin kullanımına verilen taşınırların ambarlarda fiili olarak bulunmaması, bu taşınırların ilgililere Taşınır Mal Yönetmelik’inin 10’uncu madde kapsamında düzenlenecek belgelerle teslim edilmesi ambarlara iade edilenlerin ise, iade sonrasında ilgili kişiler üzerinden zimmet kaydının düşülmesi gerekmektedir. Yani bu taşınırlardan fiili olarak ambarda bulunmayanların sayım tutanağı kayıtlarında “ambarda” şeklinde gözükmemesi gerekmektedir.
Mezkur Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde, harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu ifade edildikten sonra harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği,
Anılan Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde ise taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları maddeler halinde sayılmış olup, taşınır kayıt yetkililerinin taşınırların ambar veya sahada muhafazası ve kontrolüne ilişkin başlıca görev ve sorumlulukları,
Hüküm altına alınmıştır.
Üniversitenin bazı birim ve fakülte ambarlarında fiili fiziki olarak yapılan denetimler neticesinde;
Ambarda kayıtlı gözüken bazı dayanıklı taşınırların ambarda mevcut olmadığı,
Ambar kayıtlarında bulunması gereken taşınırdan daha fazla sayıda taşınırın ambarda bulunduğu,
Ambarda kayıtlı olmasına rağmen fiili sayımda bulunmayan taşınırların, kişilerin veya ortak kullanım alanlarının kullanımına verildiği ancak ambar kayıtlarından düşülmediği,
Taşınırların ambarda muhafaza edilmesi ve takip edilmesinde risk ve zafiyetlerin oluştuğu,
Ambar kayıtlarında gözüken taşınırların fiilen kullanıma verildiğinde taşınır teslim belgesinin düzenlenmediği,
Bazı taşınırların Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenmeden hurdaya ayrılarak ambardan gönderildiği,
Tespit edilmiştir.
İdareye ait taşınırların taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında sayımının yapılmaması, taşınır kayıt yetkilisi değiştiğinde ilgili belgelerin yeni kayıt yetkilisine teslim edilmemesi
Taşınır kayıt yetkililerinin, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrıldıkları ve yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de söz konusu kayıt ve belgeleri aramadığı ve almadığı, taşınır kayıt yetkililerinin ayrılmaları halinde ambarların sayımının yapılmadan devir alındığı görülmüştür.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında sayımının yapılacağı,
Mezkur Yönetmelik’in “Devir İşlemleri” başlıklı 33’üncü maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt
ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamayacakları, yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorunda olduğu,
Hükme bağlanmıştır.
Üniversitenin bazı birim ve fakülte ambarlarında fiili fiziki olarak yapılan denetimler neticesinde taşınır kayıt yetkililerinin, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrıldıkları ve yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de söz konusu kayıt ve belgeleri aramadığı ve almadığı, taşınır kayıt yetkililerinin ayrılmaları halinde ambarların sayımının yapılmadan devir alındığı tespit edilmiştir.
Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı düzenlenerek hurdaya ayrılan taşınırlar için üst yöneticiye konsolide raporun sunulmaması
İdarece Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenerek hurdaya ayrılan taşınırlar için üst yöneticiye konsolide edilmiş raporun sunulmadığı görülmüştür.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin (e) bendinde, bu bent kapsamında kayıtlardan çıkarılan taşınırların miktarı, kayıtlı değeri, toplam tutarı ve çıkarılma nedenlerini gösteren raporun, kurumsal sınıflandırmanın III üncü ve IV üncü düzeyinde sınıflandırılan merkez harcama birimlerinde yetkilendirilen taşınır kayıt yetkilisi tarafından II nci düzey detay kodu itibarıyla sistemden alınarak, takip eden yılın ilk ayı içerisinde merkez harcama birimi yetkilisine, mali hizmetler birimince idare bazında alınacak konsolide raporun ise üst yöneticiye sunulacağı hüküm altına alınmıştır.
Buna göre kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı düzenlenerek kayıtlardan çıkarılan taşınırların miktarı, değeri, kayıtlardan çıkarılma nedenlerini gösteren konsolide edilmiş raporun mali hizmetler birimince üst yöneticiye sunulması gerekmektedir.
Yapılan denetimlerde, İdare tarafından kayıttan düşme teklif ve onay tutanakları düzenlenerek hurdaya ayrılan ve satışı gerçekleştirilen taşınırlar hakkında konsolide raporun üst yöneticiye sunulmadığı tespit edilmiştir.
Ortak Kullanım Alanlarına Verilen Taşınırlar İçin Dayanıklı Taşınırlar Listesinin Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili maddesine göre ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için düzenlenmesi gereken listenin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; Dayanıklı Taşınırlar Listesinin (Örnek: 8) Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenleneceği, bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeyeceği, Dayanıklı Taşınırlar Listesinin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı düzenlenmiştir.
Aynı Yönetmeliğin 23’üncü maddesinin 5’inci fıkrasında; taşınırların; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği hüküm altına alınmıştır.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, idare tarafından ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen dayanıklı taşınır listelerinin oluşturulmadığı tespit edilmiştir. Bu listelerin düzenlenmemesi hangi taşınırın hangi mahalde bulunduğu ve hangi birimin sorumluluğunda olduğu tespitini güçleştirmektedir.
Kamu İdaresi tarafından iletilen cevapta, İdarenin bulguya katıldığı bu doğrultuda bulgunun a, b, c ve d bölümlerinde tespit edilen hususlara ilişkin taşınırlara ait işlemlerin yürütülmesinde daha dikkatli ve titiz davranılacağı ifade edilmiştir.
Bu itibarla, taşınırların yönetimi ve muhafazasına ilişkin Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerinin uygulanmasına dair sayım ve sorumluların tespiti başta olmak üzere zorunlu tedbirlerin alınması gerekmektedir.