Üniversitenin Hukuk Müşavirliği tarafından açılmış olan ve takipteki alacaklardan yapılan tahsilatların izlendiği banka hesabının kurumun muhasebe sisteminde izlenmediği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Muhasebe Sistemi” başlıklı 49’uncu maddesinde; Kurumun muhasebe sisteminde bulunan hesapların kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulacağı, aynı Kanun’un “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde de bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesinin ve her muhasebe kaydının belgeye dayanmasının şart olduğu hüküm altına alınmıştır.

Öte yandan, söz konusu Kanun’un “Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları” başlıklı 61’inci maddesinde; muhasebe hizmeti gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleri olarak tanımlanmıştır. Ayrıca yine aynı maddede; muhasebe yetkilisi adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya, vermeye ve göndermeye yetkili olanların muhasebe yetkilisi mutemedi olduğu, muhasebe yetkilisi mutemetlerinin doğrudan muhasebe yetkilisine karşı sorumlu olduğu, hükmü ile muhasebe yetkilileri ile muhasebe yetkilisi mutemetleri dışında hiçbir kamu görevlisinin kamu gelirlerinin tahsil edilmesinde ve yine kamu giderinin ilgili kişilere ödemesinde görev alamayacakları ifade edilmiştir.

Nitekim aynı Kanun’un “Yetkisiz tahsil ve ödeme” başlıklı 72’nci maddesinde de, kanunların öngördüğü şekilde yetkili kılınmamış hiçbir gerçek veya tüzel kişinin, kamu adına tahsilat veya ödeme yapamayacağı, yetkisiz tahsilât veya ödeme yapılması, kamu hizmeti karşılığında veya kamu hizmetleriyle ilişkilendirilerek bağış veya yardım toplanması veya başka adlarla tahsilât veya ödeme yapılması hallerinde; söz konusu tutarların, yetkisiz tahsilat veya ödeme yapılanlardan alınarak, ilgisine göre bütçeye gelir kaydedileceği veya ilgililerine iade edilmek üzere emanet hesaplarına kaydedileceği, bunlar hakkında ilgili kanunları uyarınca adli ve idari yönden gerekli işlemlerin yapılacağı, açıklanmaktadır.

Yapılan inceleme sonucunda, Hukuk Müşavirliğinin takipteki alacakların tahsilatı için kullanmış olduğu banka hesabının, her ay muhasebe sistemi dışında tahsilatları gerçekleştirdiği ve ay sonlarında hesapta toplanan tutarları Strateji Geliştirme Başkanlığına devrederek muhasebe sistemine entegre ettiği görülmüştür. 2020 yılında Hukuk Müşavirliğinin banka hesabına 253.542,86 TL'lik tahsilat dolayısı ile giriş yapılmıştır.

Kurumun hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerin gerçek mahiyetlerine uygun olarak sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi için banka hesaplarından yapılan işlemler ile yılsonunda hesapta bulunan bakiyelerin ilgili muhasebe hesaplarında izlenmesi zorunludur. Aksi halde birimlerin kurum bütçesi dışında kalacak şekilde banka hesabı açması, bu hesaplara tahsilat yapmak suretiyle para aktarması ve bu hesapları kullanarak bütçe dışı harcama yapması yukarıda yer alan mevzuat hükümlerine aykırıdır. Öte yandan söz konusu bu durum kurumun mali tablolarında yer alması gereken bazı gelir ve giderlerin mali tablolarda yer almamasına neden olmakta ve mali tabloların güvenilirliğini zedelemektedir.

Sonuç olarak, Hukuk Müşavirliği tarafından kullanılan banka hesabının yalnızca ay sonlarında değil tamamen muhasebe sistemine entegre edilmesi gerekmektedir.