Yapılan incelemelerde kurumun 2022 yılı birleştirilmiş veriler defterinde 208 adet yevmiyenin boş bırakıldığı görülmüştür.

27.05.2016 tarih ve 29724 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi, Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında; işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı, maddenin dördüncü fıkrasında ise muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas olduğu düzenlenmiş, “Kullanılacak Defterler ve Kayıt Düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise yevmiye defteri; kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter şeklinde tanımlanmıştır.

Yönetmeliğin “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise, Kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği belirtilmiştir. Bu nedenle boş yevmiyeler kullanılarak geriye dönük yeni kayıt ya da düzeltme kaydı yapılmamalıdır.

İdare hesaplarının incelenmesi neticesinde yevmiye defterinde 208 adet boş yevmiye bırakıldığı tespit edilmiştir. Boş bırakılan yevmiyelerin numaraları ve tarihleri aşağıdaki

tabloda gösterilmiştir.

Tablo 10: Boş Bırakılan Yevmiyelerin Tarih ve Numaraları

Müteselsil bir şekilde sıralı olarak ilerlemesi gereken yevmiye kayıtları içinde boş yevmiye bırakılması mevzuat hükümlerine aykırıdır.

Kurum kayıtlarının incelenmesi sonucunda her ne kadar boş yevmiyelerin olumsuz bir duruma yol açmadığı ve sonradan boş yevmiyelere herhangi bir kayıt yapılmadığı görülmüş olsa da yapılan işlemin potansiyel risklerine dikkat çekmek konunun önemini daha iyi ortaya koyacaktır. Zira sonradan tek bir yevmiye kaydına yapılacak tek bir müdahale ile muhasebe kayıtlarındaki alacak ve borç miktarı, alacaklı ya da borçlunun kimliği, alacak ya da borcun vadesi, kurum ile ilişkili 3’üncü kişileri ilgilendirecek mali bilgileri, kurumun kredibilitesi ile risk puanlarını etkileyen varlıkları ile yükümlülükleri gibi pek çok unsurda değişiklik yapılabilmesi mümkündür. Dolayısıyla tüm bu risklere maruz kalmamak ve en önemlisi de bir kamu idaresinin mali tablolarına olan güven üzerinde şüpheye yer bırakmamak adına bundan sonraki dönemde yevmiye defterie mevzuata uygun kayıt yapılması gerekmektedir.

Bulguda belirtilen husularla ilgili olarak Kamu İdaresi cevabında; boş bırakılan 208 adet yevmiyenin 201 adedinin günsonu kaydı yapılırken sehven hatalı yevmiye numarası seçilmiş olmasından (12245 yerine 12445 seçilmesi), diğer 7 adedinin ise avans artığı olmayan avans mahsuplarından ve e-belediye programına geçiş sürecinde iptal edilen yılsonu işlemleri gibi nedenlerden kaynaklandığı belirtilmiş ve bundan sonraki süreçte kullanılmaya başlanan yeni programın bu tür hatalara imkan tanımayacağı ve dolayısıyla boş yevmiye bırakılmayacağı ifade edilmiştir.

Her ne kadar kullanılan yazılım programının sonraki dönemde bu tür hatalara imkan vermeyeceği ifade edilmiş olsa da benzer durumlara maruz kalınmaması adına gerekli kontrol işlemlerinin de yapılmasının yararlı olacağı değerlendirilmektedir.