İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinde toplam 180 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı, ayrıca ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olarak mükerrer kayıtlar ile geriye dönük kayıtların yapıldığı görülmüştür.

1. Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması

   
   

   Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi, Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinin birinci fıkrasında; muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı ifade edilmiştir.

   Aynı Yönetmelik'in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesine göre de; yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir.

   Mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.

   Yapılan incelemede, muhasebe kayıtlarında mevzuat hükümlerine aykırı olarak toplam 180 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı tespit edilmiştir.

   
   

   Yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmaması ortaya iki ihtimalli bir durum çıkarmaktadır. Birinci ihtimal; muhasebe sisteminin hiçbir müdahale yapılmaksızın kendiliğinden söz konusu boşlukları bırakmasıdır ki, bu durum bilişim sisteminin hatalı kurgulandığını gösterir. İkinci ihtimal ise; bilişim sisteminin elle müdahaleye açık hale getirilerek yevmiye numaralarında boşlukların bırakılmasıdır ki, bu durum bilişim sisteminin elle müdahaleye müsaade ederek muhasebe sisteminde risk oluşturduğunu gösterir.

   Bu nedenle, muhasebe sisteminin yevmiye numaralarının boş kalmasına izin vermesi, muhasebe sisteminin sağlıklı bir şekilde çalışmadığını göstermektedir.

2. Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Kayıt ve Mükerrer Kayıt Yapılması

   
   

   Yukarıda da belirtildiği üzere, muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmesi, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılması; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilmesi, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınması; geriye dönük ve mükerrer herhangi bir kayıt yapılmaması gerekmektedir.

   Yapılan incelemede, İdarenin muhasebe kayıtlarında Yönetmelik hükümlerine aykırı olarak geriye dönük ve mükerrer kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir.

   Mezkûr mevzuat uyarınca, muhasebe kayıtlarının maddeler halinde yevmiye defterine günlük ve sıralı olarak kaydedilmesi, geriye dönük ve mükerrer kayıt işleminin yapılmaması gerekmektedir.

   Yukarıda yer alan denetim tespitleri üzerine İdare tarafından; bulguda yapılan açıklamalara göre işlem yapılmasının sağlanacağı ifade edilmiştir.

   Sonuç olarak, yevmiye defterinde boş yevmiye kayıtlarının olmaması, geriye dönük kayıt ve mükerrer kayıt yapılmaması gerekmektedir.