Belediyenin düzenlediği 13310, 13309 numaralı MİF’lerde gösterilen kayıtlar ile elektronik olarak Sayıştay Başkanlığına ibraz edilen yevmiye defterinde yer alan aynı işlemlere ilişkin kayıtların farklı olduğu görülmüştür.

Söz konusu MİF’lerin mevcut muhasebe yazılımı dışında elle düzenlendiği, yevmiye defteri kayıtları ile farklı olan bu MİF’lerin imzalanarak denetime ibraz edildiği tespit edilmiştir. Bu belgelerde gösterilen muhasebe fişlerinin toplam tutarı 2.221.706,19 TL’dir. Söz konusu MİF’lerde ödenecek tutarlar sadece 329 Diğer Çeşitli Borçlar Hesabı ile 103 Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri Hesabı kullanılarak kaydedilirken; yevmiye defterinde ise anılan hesaplar ile birlikte 381 Gider Tahakkukları Hesabı, 830-835 Bütçe Giderleri Hesapları, 900 Gönderilecek Bütçe Ödenekleri Hesabı 905 Ödenekli Giderler Hesabı kullanılmıştır. Aynı

işlemlere ilişkin yevmiye defterinde kayıtlı fiş toplamı ise 6.665.118,57 TL’dir. Görüldüğü üzere fiziki olan MİF’lerde yer alan hesaplar ve kayıt tutarları ile yevmiye defterinde yer alanlar bir birinden farklıdır.

Bu çerçevede, fiziki düzenlenerek imzalanan MİF’lerin gösterdiği kayıtlar ile sisteme girilen elektronik kayıtların farklılaştırılabildiği ve sistem dışında düzenlenen fişlerin muhasebe sorumlularınca sistem kayıtları görülmeden ve teyit edilmeden imzalanabildiği anlaşılmıştır. Bu durumda, denetime ibraz edilen fiziki belgeler ile elektronik belgelerin uyumuna ve tutarlılığına ilişkin olarak doğru ve kabul edilebilir denetim sonuçlarına ulaşılabilmesi mevcut denetim süresi kapsamında (denetim esnasında fiziki olarak incelenen MİF’lerin aynı zamanda sistem kayıtları ile tek tek teyit edilmesi gerekliliği nedeniyle) fiilen mümkün değildir.

Bu itibarla, düzenlenen bütün MİF'ler şekil ve içerik olarak sistem kayıtları ile birebir aynı olmalı ve ayrıca muhasebe yetkililerince imzalanarak muhafaza ve denetime ibraz edilen bütün belgelerin bu şekilde düzenlendiği hususundan tam olarak emin olunmalıdır.