Kurumun ödeme işlemleri üzerinde yapılan incelemede 320-Bütçe Emanetleri Hesabının mahiyetine uygun şekilde kullanılmaması nedeniyle fiili durum ile muhasebe kayıtlarının birbiriyle uyuşmadığı tespit edilmiştir.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 32’nci maddesinde kamu idarelerinin nakit mevduatının yetersiz olduğu durumda ödemelerin muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre ödenmesi öngörülmüştür. Aynı maddenin devamında mali yıl içerisinde ödeme emrine bağlandığı halde hak sahibinin talep etmemesi veya herhangi bir sebeple ödenemeyen tutarların emanet hesaplarına alınmasını gerektiği düzenlenmiştir. Yine aynı Yönetmelik’in “Emanet Yabancı Hesaplar” başlıklı 177’nci maddesinde kamu idarelerinin emanet olarak tahsil ettiği

tutarların bu grup altında kayıt altına alınması gerektiği belirtilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Bütçe Emanetleri” başlıklı 248’inci maddesinde “Bu hesap, mali yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen tutarların izlenmesi için kullanılır.” denmiştir. Yine aynı Yönetmelikte hesaba ilişkin işlemler sayılıp bu durumlardaki hesabın işleyişinin nasıl olması gerektiği düzenlenmiştir.

Kurumun emanet işlemleri üzerinde yapılan incelemede, GYMY ve MİBMY hükümlerine aykırı olarak, nakit sıkışıklığı veya başka bir sebeple ödemesi yapılamayan tutarların 320-Bütçe Emanetleri Hesabına kaydedilmek yerine, ödenmiş gibi 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına kaydedildiği görülmüştür. Bu durum, kurum muhasebe işlemlerinde genel bir uygulama haline gelmiş olup, bu sebeple gerçekte kurum bütçesinden çıkışı olmayan tutarların sanki ödenmiş gibi muhasebe kayıtlarından çıkışının yapıldığı tespit edilmiştir.

Ödeme emri belgeleri üzerinde yapılan incelemede, muhasebe kayıtlarında 320- Emanetler Hesabının kullanmak yerine, ödeme emri belgelerinin üzerine ne kadar tutarın ilgili kişiye verildiği ve geriye ne kadar tutarın emanete alındığını gösteren el ile yazılmış notlarla emanet işlemlerinin takip edilmeye çalışıldığı görülmüştür. İlgili personellerin bunu yapma sebebinin, belgelerin üzerine yazılan tutarların ay sonunda toplanıp toplu olarak Bütçe Emanetleri hesabına alınması olduğu anlaşılmıştır. MİBMY’de emanet işlemlerinin nasıl muhasebeleştirileceği açık şekilde düzenlenmiş olduğundan, bu işlemleri muhasebeye tam ve doğru şekilde kaydetmek yerine, ödeme emri üzerine düşülen notlarla takip etmeye çalışmak, muhasebenin yabancı kaynaklara ilişkin temel ilkelerine aykırılık teşkil etmektedir.

Kurumun kısa vadeli borçlarının tam ve doğru kayıtlar gösterebilmesi için, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen tutarların 320-Bütçe Emanetleri Hesabına kaydedilmesi, emanetlere alınan bu tutarların muhasebe kayıt sırasına göre ilgililerine ödenerek fiili durum ile muhasebe kayıtlarının birbiriyle uyumunun sağlanması gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Birimlerden gelen ödeme emri belgelerinde evrak üzerinde 103 No’lu hesap kullanılarak muhasebeye gelen evraklarda nakit yetersizliği ve ödemelerin sıraya konularak ödenmesi için 320 Bütçe Emanetleri Hesabına kayıt altına alınmaktadır. Ve muhasebede kayıt altına alınıp çıkartılan ödeme emri belgesinde 320 No’lu hesap kullanılmış olup birimlerden gelen ödeme emri belgesi eklenmektedir. Birimler ile görüşülüp ödeme emri

belgelerine 103 No’lu hesap yerine 320 No’lu hesabı yazmaları gerektiği uyarılıp muhasebe kaydında almış olduğumuz 320 No’lu hesap ile uyumlu olması sağlanmıştır.” denilmektedir.

Sonuç olarak, kamu İdaresi tarafından gönderilen cevapta, bulgu konusu hususların düzeltilmesi için birimlerle görüşülüp ilgili kayıtlarda 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı yerine 320-Bütçe Emanetleri hesabının kullanılmasının sağlanacağı belirtilmiştir. Bulgu konusu tespitlerle ilgili düzeltici işlemlerin yapılıp yapılmadığı takip eden denetimde izlenecektir.