Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Veri kayıt sistemi, performans yönetimi sistemi uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasını sağlar. Kurumların, faaliyet sonuçları hakkında raporlama yaparken stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesini ve belirli periyodlarla raporlanmasını sağlayan önceden tanımlanmış bir izleme ve değerlendirme sistemi kurmaları gerekmektedir. Ayrıca veri kayıt sisteminin işleyişine yönelik görev ve sorumlulukların belirlenmiş olmalıdır.

Etimesgut Belediyesi'nin performans bilgisini elde ettiği veri kayıt sistemleri ile ilgili olarak yapılan çalışma sonucunda; kurumun performans bilgisinin sağlıklı bir şekilde üretilmesini sağlayacak, üst yönetim tarafından onaylanmış bir sistem kurulmadığı görülmüştür. Kurum bünyesinde yukarda bahsedildiği şekilde bir veri kayıt sistemi kurulmadığı, faaliyet raporundaki gerçekleşmelere ödeme emirleri ve eki belgelerden ve birimin kendi iç işleyişinde tutulan bilgi ve belgelerden ulaşıldığı anlaşılmıştır. Her birim kendisi ile ilgili olan performans hedeflerini ölçmek ve raporlamak için bir yöntem

geliştirmiştir. İlgili birimler tarafından bu şekilde bir veri kayıt sisteminin ne gibi yapısal ve kontrol riskleri içerdiğinin belirlenmediği de görülmüştür.

Ayrıca, Performans Programı'nda yer alan hedeflere ulaşma düzeyinin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik raporlama, izleme ve değerlendirme sürecinin işleyişine yönelik görev ve sorumlulukların belirlenmediği, veri toplama, analiz ve işleme süreçlerine ilişkin risk değerlendirmesi yapılmadığı, verilerin analiz ve işleme süreçlerinin yazılı hale getirilerek personele açık ve net bir şekilde aktarılmadığı anlaşılmıştır.

Kamu idaresi cevabında; "Kurumun performans bilgisinin sağlıklı bir şekilde üretilmesini sağlayacak, üst yönetim tarafından onaylanmış bir sistem kurulmadığının” görülmüş olduğu bildirilmiştir. Bu amaçla kurumsal çalışmalar yeni planlama dönemiyle birlikte ele alınacak ve kurumun bütünü genelinde üst düzeyde ele alınan bir veri kayıt sitemi için gerekli çalışmalar yapılacaktır." denmiştir.

Sonuç olarak kamu idaresi yapmış olduğu savunmasında; bulguda belirtilen önerilerin dikkate alınarak kurumun bütünü genelinde üst düzeyde ele alınan bir veri kayıt sitemi için gerekli çalışmaların yapılacağını belirtmiş olup, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.