Döner Sermaye İşletme birimlerinden olan Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi tarafından personele yapılan fazla ve yersiz ödemelerin muhasebe birimine zamanında bildirilmeyerek tahakkuk kayıtlarında gecikmeye yol açıldığı tespit edilmiştir.

Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt zamanı, gelir ve giderlerin yılı” başlıklı 38’inci maddesinin birinci fıkrasına göre bir ekonomik değerin yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeştirileceği açıkça hükme bağlanmıştır. Bu hüküm uyarınca personelden alacakların tahakkuk tarihi itibarıyla muhasebe birimine bildirilmesi ve muhasebe birimince de söz konusu alacakların anılan Yönetmelik’te öngörülen hesaplara kaydedilmesi gerekmektedir.

Yönetmelik’in “Alacakların takip ve tahsil sorumluluğu” başlıklı 23’üncü maddesinin birinci fıkrasında, alacakların takip ve tahsil edilebilir hale getirilmesinin idarenin görev ve sorumluluğunda olduğu hükmü bulunmaktadır. Aynı maddenin üçüncü fıkrasında ise muhasebe yetkilisinin, idarelerce ilgili mevzuatına göre tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hale gelmiş gelir ve alacakları ilgili hesaplara kaydederek, nakden veya mahsuben tahsil edilmesinden sorumlu olduğu belirtilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in 117’nci maddesi 135 Personelden Alacaklar Hesabının niteliğine ilişkin düzenlemeler içermekte olup bu hesap, işletme personelinin işletmeye olan çeşitli borçlarının izlenmesi için kullanılmaktadır. 135 No.lu hesabın işleyişi ise Yönetmelik’in 118’inci maddesinde düzenlenmiş olup maddenin birinci fıkrasının (a) bendinin birinci ve ikinci alt bentlerinde; personelin ücret iptali sonucunda işletmeye doğan borçlarının ve personelden alacaklara yürütülen faizlerin bu hesaba borç kaydedileceği hükmü bulunmaktadır.

Ayrıca, Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından kişilerden alacaklara ilişkin çıkarılan Muhasebat Genel Müdürlüğü 16 Sıra No.lu Genel Tebliği’nin “I- Kişilerden Alacakların Takibi, Tahsili ve Terkinine İlişkin İşlemler” başlıklı bölümünün “A- Alacakların Takip ve Tahsilinde Uyulacak Esaslar” başlıklı kısmının 4 numaralı bendinde; fazla, yersiz veya haksız ödemelere ilişkin olarak ilgili idare, kişi veya kurumlarca bildirilen tutarların bekletilmeksizin saymanlık hesaplarına alınarak takip ve tahsiline derhal başlanması gerektiği ifade edilmiştir.

Yukarıdaki mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, işletmenin personelinden

olan alacaklarının tahakkuk işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi, muhasebe yetkilisi tarafından ise 135 No.lu hesaba kayıt yapılması gerekmektedir.

Yapılan denetimde; personelden alacakların ilgili birimce tespit edildiği anda tahakkuk kaydının yapılmasını teminen muhasebe birimine bilgi verilmediği, bunun yerine fazla ve yersiz ödeme yapılan kişiye tebligat yapılarak muhasebe dışı bir takip işlemine gidildiği anlaşılmıştır. Tebligat sonrasında borçlu kişiler tarafından muhasebe birimine ödeme yapılmakla birlikte, muhasebe birimi tahsil edilen tutarın mahiyeti belli olmadığından gelen tahsilatı önce 336 Diğer Çeşitli Borçlar Hesabına almakta, ilgili birim tarafından tahakkuk evrakları muhasebe birimine gönderildiğinde ise tahsilat bu defa 135 No.lu hesaba tahakkuk işlemi olarak kaydedilmektedir. Dolayısıyla tahsilattan sonra tahakkuk kaydı gerçekleşen bir süreç işlemektedir. Bu durum personelden alacakların 135 No.lu hesaba zamanında ya da hiç kaydedilmemesi riskinin yanı sıra tahakkuk zamanı bilinmediğinden faiz hesaplanmasını da engellemekte, bu sebeple 135 No.lu hesap olması gereken durumu göstermemektedir.

Kamu İdaresi tarafından bulguda yer alan tespitlere katılınmış, söz konusu işlemlerin daha hızlı olması için gerekli tedbirlerin alındığı bilgisi verilmiştir.

Sonuç olarak; personel alacaklarının tahakkuk ve takibinin yapılabilmesi için ilgili hesaba kaydedilmek üzere muhasebe birimine zamanında bilgi verilmesi gerekmektedir.