İdare tarafından yapılan harcamalara yönelik olarak düzenlenen ödeme emri belgelerine eklenmesi zorunlu olan bazı belgelerin eklenmediği ve ödeme emri belgelerinin tek nüsha olarak muhasebe birimince düzenlendiği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Giderin gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde; Bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alınması veya gerçekleştirildiğinin görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği, Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanacağı ifade edilmiştir.

15.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği'nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4’üncü maddesinde, ödeme belgesinin en az üç nüsha düzenleneceği ilk nüshası bu Yönetmelik’te belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği, üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerektiği açıkça ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Telif ve tercüme ücretleri” başlıklı 29’uncu maddesinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yapılacak tercüme ücreti ödemelerinde taahhüt dosyası, fatura ve hizmet işleri hakediş raporunun ödeme emri belgesine eklenmesi; “Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım ve onarım giderleri” başlıklı 32’inci maddesinde de; makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım giderleri ile bunların her türlü onarımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde ödeme belgesine taahhüt dosyası, fatura, hizmet işleri hakediş raporunun eklenmesi gerektiği düzenlenmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre, harcama birimlerince iş, mal ve hizmet alındığında veya gerçekleştirildiğinde görevli kişilerce gerçekleştirme belgelerinin ve ödeme emri belgelerinin harcama birimince üç nüsha olarak düzenlenmesi, bir nüshasının Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshasını ise saklamak üzere muhasebe birimine verileceği ve bir nüshasının da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerekir. Ayrıca, işin mahiyetine göre her bir ödeme emri için eki olarak belirlenen belgelerin ödeme emirlerine eklenmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, İdarenin harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen harcamalara ilişkin olarak ödeme emri belgelerinin ilgili birim tarafından değil de tek nüsha şeklinde muhasebe birimince hazırlandığı, telif ve tercüme giderlerinin ödenmesinde hizmet işleri hakediş raporunun düzenlenmediği, yazılım bakım onarım ve güncelleme giderlerinin ödenmesinde ise taahhüt dosyası ve hizmet işleri hakediş raporunun düzenlenmediği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş ve gerekli düzeltici işlemlerin tesis edileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, her harcama birimin gerçekleştirmiş olduğu iş, mal veya hizmet alımları kapsamında yapacağı ödemelerde yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine uygun olarak gerekli kanıtlayıcı belgelerin ödeme emri belgelerine eklenmesi ve ödeme emri belgelerinin usulüne uygun olarak düzenlenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.