Karar Künyesi
Üniversitenin hesap ve işlemlerinin incelenmesi sonucunda; bilimsel araştırma projelerine ait özel hesaplardan verilen avansların, 160 İş Avans ve Kredileri Hesabında izlendiği görülmüştür.
Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’in “Tanımlar ve kısaltmalar” başlıklı 3’üncü maddesiyle özel hesap kavramı, “yükseköğretim kurumları bütçelerinde bilimsel ve teknolojik araştırma hizmetleri için öz gelir ve hazine yardımı karşılığı olarak tefrik edilen bilimsel araştırma projelerine ilişkin ödeneklerin, ilgisine göre cari veya sermaye ekonomik kodlarından tahakkuka bağlanmak suretiyle aktarıldığı 7/3/2019 tarihli ve 810 sayılı Cumhurbaşkanı Kararıyla yürürlüğe konulan Kamu Haznedarlığı Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde muhasebe birimi adına açtırılan banka hesabı” olarak tanımlanmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Muhasebeleştirme işlemleri ve belgeleri” başlıklı 15’inci maddesinin ikinci fıkrasında;
“(…)
(2) Özel hesaba ilişkin mali işlemler aşağıda belirlendiği şekilde muhasebe kayıtlarına
alınır:
(…)
Özel hesaptan verilen avanslar ile açılan krediler 162-Bütçe Dışı Avanslar Hesabına borç, 103-VeriIen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına alacak kaydedilir.
ç) Verilen avanslar ya da açılan kredilere ilişkin kanıtlayıcı belgeler muhasebe birimine teslim edildiğinde harcama tutarı 630-Giderler Hesabına ya da varlık alımlarına ilişkin olanlar ilgili varlık hesabına borç, 162-Bütçe Dışı Avanslar Hesabına alacak kaydedilir.
Süresinde mahsup edilmeyen avans ve kredi tutarları sorumluları adına 140- Kişilerden Alacaklar Hesabına borç, 162-Bütçe Dışı Avanslar Hesabına alacak kaydedilir.
(…)”
Denilmektedir.
Buna göre; bilimsel araştırma projelerine ilişkin ödeneklerin aktarıldığı muhasebe birimi adına açtırılan banka hesabından (özel hesap) verilecek avanslar ile açılacak kredilerin, 162 Bütçe Dışı Avanslar Hesabına borç, 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına alacak kaydı yapılmak suretiyle muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede; Üniversitede bilimsel araştırma projeleri ödeneklerinin aktarıldığı banka hesaplarından verilen avanslar için 160 İş Avans ve Kredileri Hesabına borç, 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına alacak kaydı yapıldığı anlaşılmıştır.
Konuyla ilgili olarak Kamu İdaresinde farkındalık oluşmuş olsa da; bahse konu hesaba ilişkin düzeltici işlemler, tesis edilmemiştir.
Bu durum, Kurum mali tablolarındaki toplam tutarları etkilememekle birlikte; bilimsel araştırma projeleri avanslarının, mevzuat aykırı olarak başka hesapta izlenmesi sonucu 160 no’lu hesabın tutarının olması gerekende fazla, 162 no’lu hesabın tutarının ise olması gerekenden daha az tutarda olmasına sebebiyet vermektedir.