Eynesil Belediyesi 2023 mali yılı iş ve işlemlerinin incelenmesi sonucunda, idari birimlerce ihtiyaç duyulan mal ve malzemelerin satın alınabileceğine dair harcama talimatını içeren ve harcama yetkilisinin de imzasını taşıyan belgelerin bazılarında, alımın yapılacağı firma ya da kişi adlarının doğrudan belirtildiği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun “Harcama talimatı ve sorumluluk” başlıklı 32’nci maddesinde;

“Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.

Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun ve diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur.”

“Giderin gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde;

“Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.

Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler…”

Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde;

“…

ı) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı: Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanağı (Örnek: 3)

ifade eder.”,

“Taahhüt dosyası” başlıklı 5’inci maddesinde;

“(1) İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde; onay belgesi, ihale komisyonu kararı, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine göre doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılan alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı (Örnek: 3)… muhasebe yetkilisine verilir.”

Denilmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda doğrudan temin, bu Kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usul olarak tanımlanmıştır. 4734 sayılı Kanunun 22’nci maddesinin (d) bendine göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmamakla birlikte, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçların temini gerekmektedir.

Söz konusu fiyat araştırılması yapılmadan ve uygun görülen fiyat ve teklif sahibi belirlenmeden, harcama yetkilisince hangi kişi ya da firmadan alım yapılacağının yazılı olduğu bir harcama talimatı düzenlenmesi mümkün değildir. Kaldı ki böyle bir uygulama, piyasada fiyat araştırması yapmakla görevlendirilmiş belediye personelinin yönlendirilmesi anlamına da gelebilecektir.

5018 sayılı Kanun'un “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde;

“Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır.” denilmektedir.

Yapılan incelemede, 20.03.2023 tarih ve 437no.lu, 03.04.2023 tarih ve 529 no.lu, 03.05.2023 tarih ve 838 no.lu, 20.07.2023 tarih ve 1099 no.lu, 24.07.2023 tarih ve1160 no.lu,

11.08.2023 tarih ve 1269 no.lu, 18.09.2023 tarih ve 1449 no.lu, 18.09.2023 tarih ve 1450 no.lu, 19.10.2023 tarih ve1626 no.lu ve19.10.2023 tarih 1631 no.lu ödeme emri belgelerinin ekleri arasındaki harcama talimatlarında “…alımlarının, fiyat araştırması yapılarak;… adlı firma/kişiden alınmasını bilgilerinize rica ederim” denildiği; ayrıca 529, 1160, 1269, 1449, 1450, 1626 yevmiye no.lu belgeler itibariyle kendilerinden alım yapılan kişi ya da firmalarca sunulan fiyat tekliflerinde de tarih bulunmadığı tespit edilmiştir.

Belediye tarafından verilen cevapta; harcama talimatı düzenlenirken 5018 sayılı Kanunun 32’nci maddesinde belirlendiği şekliyle; hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgilerin harcama talimatında yer almasının sağlanacağı, birimlere gerekli talimatların verildiği ve takibinin yapılacağı belirtilmiştir.

Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; birimlere gerekli talimatların verildiği, hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, gerçekleştirme usulu ve gerçekleştirme ile görevli olanlara ilşkin bilgilerin harcama talimatında yer almasının ve takibinin sağlanacağı anlaşılmaktadır.

Sonuç olarak, harcama talimatı düzenlenirken ihtiyaçların temin edileceği kişi ya da firma isimlerine yer verilmesi mevzuata aykırı olup; 5018 sayılı Kanunun 32’nci maddesinde belirlendiği şekliyle; hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgilerin harcama talimatında yer alması sağlanmalıdır.