İdare tarafından kullanılma olanağını yitirdiğine karar verilen demirbaşların ilgili maddi duran varlık hesaplarından çıkarılırken 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı ve 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına kaydedilmeden doğrudan 630 Giderler Hesabına kaydedildiği görülmüştür.

Kullanılma olanağını yitirmiş maddi duran varlıkların elden çıkarılana kadar takip edilmesini sağlayan bu hesapların kullanılmadan doğrudan giderleştirilmesi dolayısıyla, ilgili maddi duran varlıkların mali tablolarda takip edilme ve sağlıklı takibinin yapılması imkânı ortadan kalkmıştır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'nin 214 üncü maddesinde, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının, çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren gelecek yıllar ihtiyacı stoklar ve maddi duran varlıkların izlenmesi için kullanılacağı hüküm altına alınmıştır. Aynı yönetmelikte eskime veya ekonomik ömrünü tamamlama gibi nedenlerle kullanılma vasfı ortadan kalkan maddi duran varlıkların, kayıtlı değerleri üzerinden ilgili hesaplarına alacak, 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına borç; ayrılmış olan amortisman tutarlarının 299-Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, 257-Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç kaydedileceği belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre, İdare tarafından kullanılma olanağını yitirdiğine karar verilen demirbaşların maddi duran varlıklardan çıkarılması sırasında, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı ve 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı kullanılmadan 630 Giderler Hesabının kullanılarak doğrudan giderleştirme yapılması nedeniyle ilgili hesapların dönem sonu bakiyelerinde 84.033,48 TL’lik hata meydana geldiği düşünülmektedir.