İdarenin 2023 yılı yevmiye defterinde, bazı yevmiye numaralarının boş bırakıldığı, aynı yevmiye numarasının birden fazla yevmiye tarihinde yer aldığı ve geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi, Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında; işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı; üçüncü fıkrasında ise; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği, bu yevmiye numaralarının, gerek yevmiye defteri gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında esas olacağı hükme bağlanmıştır.

Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak Defterler ve Kayıt Düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter şeklinde tanımlanmıştır.

Yönetmelik’in “Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde de; kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği ifade edilmiştir.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere İdarenin yevmiye defterine kayıtları müteselsil numaralandırılarak yapması ve muhasebe kayıtlarındaki hataların sadece yeni muhasebe kayıtlarıyla düzeltilmesi, her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, 82 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı, 64 adet mükerrer kayıtlı yevmiye olduğu ve geçmişe yönelik kayıtlar yapıldığı tespit edilmiştir. İdarenin muhasebe kayıt sisteminin bu şekilde boş yevmiye bırakmaya ve geriye dönük işlem yapmaya izin vermesi muhasebe sisteminin ve bu sistemin ürettiği mali verilerin güvenilirliğini olumsuz etkilemektedir.

Kamu İdaresince, 2024 mali yılından itibaren mükerrer kayıt yapılmamasına ve boş yeymiye numarası bırakılmamasına özen gösterileceği belirtilmiştir.

İdare tarafından yapılan her bir işlemin maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmesi, muhasebe kayıtlarındaki hataların sadece yeni muhasebe kayıtlarıyla düzeltilmesi ve geriye dönük işlem yapılmaması gerekmektedir.