İstanbul Üniversitesi İdari Mali İşler Daire Başkanlığı ambar denetimlerinde, temizlik malzemelerinin kullanıma verilmeden ambara girdi çıktı yapılarak doğrudan gider kaydedildiği belirlenmiştir.

Buna göre temizlik malzemelerinin bir memur üzerine toplu şekilde giriş kaydı yapılarak tamamının kayıtlardan düşüldüğü, ihtiyaç sahibi birimlere bu malzemelerin ambar tarafından peyderpey verilmesi gerekirken ilgili memur tarafından verildiği, dolayısıyla temizlik malzemeleri ambar kayıtlarında “sıfır” görüldüğü halde bu malzemeler bir konteyner içinde tutulduğu, bu yönüyle fiili ambar kayıtları ile 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabının birbiriyle örtüşmediği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 12’nci maddesinde; kamu idarelerince, bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu, taşınır kayıtlarının harcama birimleri itibariyle yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulacağı, her bir kaydın belgeye dayanması gerektiği hüküm altına alınmıştır.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 13’üncü maddesinde ise; taşınırların, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde ise çıkış kaydı yapılacağı belirtilmiştir.

Yine Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 30’uncu maddesinde; 150 İlk Madde Malzemeler hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunun yerine genel bütçe kapsamındaki kamu

idarelerinde üç aylık dönemler itibariyle, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin II’ nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği hüküm altına alınmıştır.

İdari Mali İşler Daire Başkanlığı Ambarında yapılan denetimde temizlik malzemelerinin teslim alındığı ve giriş kayıtlarının yapıldığı tarihten hemen sonra çıkış kayıtlarının yapıldığı, KBS kayıtlarında ilgili temizlik malzemelerinin “sıfır” (0) olarak göründüğü ancak ambarlarda çok fazla miktarda tüketim malzemesinin bulunduğu ,bu duramda 150 İlk Madde Malzemeler hesabının gerçek durumu yansıtmadığı belirlenmiştir.

Bu durum Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili hükümlerine aykırılık teşkil etmekte olup 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabının kaydi durumu ile fiili durumu arasında uyumsuzluğa neden olunmakta ve taşınırların takibi ile muhafazasını güçleştirmektedir.

Tüketim malzemelerinin fiili durumu ile kayıtlı tutarları arasında ortaya çıkan bu uyumsuzluğun Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili hükümlerine uygun işlem tesis edilerek giderilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.