Yıl sonunda satın alınıp ambar çıkış kayıtları yapılan mal ve malzemelerin halen ambarda tutulduğu, ambar çıkışı yapılarak kişilere teslim edilen ve tüketimi zamana bağlı olan mal ve malzemelerinse bu kişilerde bulunmadığı, bu haliyle bilançodaki 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında kayıtlı tutarın doğru ve güvenilir olmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının

(a) bendinde “ambar”, (j) bendinde “taşınır”, (ş) bendinde ise “tüketim malzemeleri” tanımları bulunmaktadır. Yönetmelik’e göre ambar; kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer, taşınır; çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) ve (B) bölümlerinde gösterilen taşınırlar, tüketim malzemeleri ise belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) bölümü 150 No.lu hesap detayında yer alan malzemelerdir.

Adı geçen Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı

6’ncı maddesinin dördüncü fıkrasında taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları arasında;

-harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,

• taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek,

• tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,

  
  

• ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,

• harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,

  
  

• kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek,

• ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olmak,

  bulunmaktadır.

  
  

  Yine aynı Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesine göre harcama yetkilileri; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirmekte olup taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya da yetkilidir. Aynı zamanda kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş

  
  

  amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar ve kamu görevlilerinin kullanımına verilen dayanıklı taşınırlar, kullanıcıları tarafından başkasına devredilemez. Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27.09.2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır. Kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararı, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek gerçeğe uygun değer üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edilir.

  Yönetmelik’in “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde; Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin taşınır kayıt yetkililerinin yıl sonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır birinci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenleneceği ve taşınırların bu Cetvele taşınır ikinci düzey detay kodu düzeyinde kaydedileceği, cetvelin "Gelecek Yıla Devir" sütununda gösterilen miktarın, yıl sonlarında sayım tutanaklarının "Sayımda Bulunan Miktar" sütununda gösterilen miktara eşit olması gerektiği düzenlenmiştir.

  “Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinde tüketim malzemelerinin Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği, Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamayacağı, “Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddesinde ise tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı, bu durumlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığının araştırılarak sonuçların ayrı bir tutanakta belirtileceği ve yukarıda yer verine 5’inci madde hükmüne göre işlem yapılacağı ifade edilmiştir.

  “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde sayım kurulunun öncelikle, taşınır kayıt yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlayacağı, Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar" sütununun,

  
  

  defter kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırların fiilen sayılacağı ve bulunan miktarların Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedileceği, sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımının bir kez daha tekrarlanacağı, yine farklı çıkarsa bu miktarın "Fazla" veya "Noksan" sütununa kaydedileceği, sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı, kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenleneceği, Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturacağı hükümleri bulunmaktadır.

  “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddenin birinci fıkrasında taşınır mal yönetim hesabının, Kanun’un kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanıp taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanacağı, taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yıl sonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği düzenlenmiştir.

  Kamu İdaresindeki ambarlardan bazılarında yıl sonu sayım tutanakları ve malzeme sicil raporları ile taşınır teslim belgeleri ve taşınır işlem fişleri esas alınarak yapılan fiili fiziki denetimler sonucunda;

• 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına girişi yapılan taşınırların yıl sonunda tüketilmiş gibi gösterilerek ambar çıkışlarının yapıldığı ancak hala ambarlarda tutuldukları,

• çıkışı yapılan bazı tüketim malzemelerinin ise bir başka harcama biriminin ambarına verildiği ancak ambar sorumlusunun bu malzemeleri kaydi olarak teslim aldığı ve bir başka personele teslim ettiği,

-Çıkışı yapılan ancak yıl sonunda satın alınıp hemen tüketilmeye uygun olmayan ve kişilere teslim edilen taşınırların ilgili personel tarafından gösterilemediği, 3 adet lojman

dairesinde olduğu belirtilen bazı taşınırların ise bu lojmanlarda bulunmadığı, fiziken gösterilemeyen taşınırlarla ilgili net bir bilgi verilmediği,

Tespitleri yapılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri dikkate alındığında Kamu İdaresinde taşınırların muhafazası, kullanıma verilmesi ve takibinde önemli eksiklikler olduğu anlaşılmakta olup tüm bu eksiklikler, ilgili ambarlara ait taşınır mal yönetim hesabındaki mali bilgileri etkilediği gibi İdare taşınır yönetim hesabının, dolayısıyla bilanço hesaplarından olan 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının tutarını da etkilemektedir. Bu nedenle; tüm ambarlarda fiili sayım yaptırılması, fiili sayım sonuçları ile kayıtlar arasındaki farklılıklarla ilgili olarak yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre sorumlularının da tespit edilerek işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

Kamu İdaresince, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak gerekli işlemin yapıldığı belirtilmiştir.

Sonuç olarak; bulgu konusu tespitlerden dolayı bilançodaki 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında gösterilen tutar doğru ve güvenilir değildir.