Şirkete ait sosyal tesis ve kafeteryalardaki otomasyon uygulaması üzerinden 153 Ticari Mallar Hesabında kayıtlı hammadde, mal ve malzemelere ilişkin stok takibinin yapıl(a)madığı görülmüştür.

İşletmelerde satışı yapılan ürünler tedarikçilerden satın alınarak yeniden satılabilmekte ya da satın alınan hammadde ve malzemelerden yeni ürün üretilerek meydana getirilen bu yeni ürünler satışa sunulabilmektedir. Stokların güncel olarak takip edilebilmesi için satın alınan hammadde, mal ve malzemeler ile satışı yapılan malların ya da kullanıma ve üretime verilen hammadde, mal ve malzemelerin giriş ve çıkışlarının eksiksiz ve düzenli olarak yapılması gerekmektedir. Ürün stok takibi işletmelerdeki üretim ve hizmet sunumunun sürekliliği açısından son derece önem arz etmektedir. Üretim için işletmenin depolarında yeterli hammadde ve yarı mamul stok bulundurulmaması ürün satışı ve tesliminde aksaklıklar yaşanmasına, satışı az olan ürünlerin gereğinden fazla stoklanması maliyetlerin artmasına sebep olabilmekte, stok takibinin yapılmaması hammadde, mal ve malzeme kayıp ve kaçaklarının artmasına yol açabilmektedir.

Uygulamada şirket sosyal tesis işletmelerinde yemek hazırlanması ve sunumunda kullanılmak üzere satın alınan hammadde, mal ve malzemeler ile nihai olarak satılmak üzere satın alınan ürünlerin (alkollü, alkolsüz içecek vb.) kullanılan otomasyon programına girişlerinin yapılmaması dolayısıyla 153 Ticari Mallar Hesabında kayıtlı ilk madde-malzeme ve ticari mal stoklarının takibinin yapılamadığı ifade edilmiştir. İlk madde-malzeme ve ticari mal stoklarından tüketilen, üretimde kullanılan ve satılanların miktarının periyodik olarak muhasebeye bildirilemediği, bu nedenle bunların 153 Ticari Mallar Hesabından çıkışlarının sene sonlarında yapılan muhasebe kayıtlarıyla gerçekleştirildiği görülmüştür.

Şirket tarafından bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak, alınan hammadde, mal ve malzemelerin giriş ve çıkışlarının otomasyon uygulaması üzerinden takibinin sağlanacağı ifade edilmiştir.

Stok takibi için satışı yapılan ya da işletmede üretilen ürünlerin girdisini oluşturan hammadde, mal ve malzemelerin miktarının otomasyon programına öncelikle girişinin yapılması, satılan, tüketilen, üretime ya da kullanıma verilen her hammadde, mal ve malzemenin de periyodik (günlük, haftalık vb.) olarak otomasyon programında kayıtlı stoklardan düşülmesi ve muhasebeye bildirilmesi gerekmektedir. Böylelikle tesis ve işletmelerdeki kalan stok miktarları periyodik olarak takip edilip yeni satın almalar ona göre yapılabilecek, fiili stok miktarları ile muhasebede kayıtlı stoklar arasında olması gereken denklik sürekli şekilde sağlanabilecek, istenmeyen kayıp ve kaçakların önüne geçilebilecektir.