Karar Künyesi
2018 yılı Faaliyet Raporu’nun incelenmesinde, performans hedeflerine ilişkin göstergelerle belirlenen değerlerde ortaya çıkan sapmalar için ileri sürülen nedenlerin bazılarının açık ve ikna edici olmadığı, bazılarının ise çok genel ifadeler kullanılarak detaylandırılmadığı tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Faaliyet raporları” başlıklı 41’inci maddesinde “İdare faaliyet raporu, ilgili idare hakkındaki genel bilgilerle birlikte; kullanılan kaynakları, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerini, varlık ve yükümlülükleri ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan malî bilgileri; stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ve performans bilgilerini içerecek şekilde düzenlenir” hükmü yer almaktadır.
Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik’in “Birim ve idare faaliyet raporlarının kapsamı” başlıklı 18’inci maddesine göre, idare faaliyet raporlarında performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir.
Bu çerçevede, planlanan ve gerçekleşen performans arasındaki farklılığın veya performans hedefine ilişkin göstergelerle belirlenen değerlerdeki sapmanın nedenlerinin inandırıcı ve geçerli olması gerekmektedir.
2018 yılı Faaliyet Raporu incelendiğinde, bazı performans hedeflerine ilişkin göstergelerle belirlenen değerlerde sapma olduğu görülmektedir. Söz konusu sapmalar için belirtilen nedenlerden bazılarının açık, ikna edici ve geçerli olmadığı, bazılarının ise çok genel ifadeler kullanılarak detaylandırılmadığı görülmektedir.
Bu çerçevede özellikle “öncelikli hedeflere aktarılma” gerekçesinin detaylandırılması ve hem aktarıldığı hedefe ilişkin faaliyet ve maliyetlerle ilişkilendirilmesinin gerekli olduğu düşünülmektedir. Öte yandan ortaya çıkan sapmaların büyük ölçüde denetim raporumuzun
diğer bulgularında stratejik plan, performans programı ve bunların unsurlarına ilişkin tespitlerle ortaya konan eksikliklerden kaynaklandığı değerlendirilmektedir. Nitekim sapma nedenlerinden birisi olarak gösterilen “öncelikli hedeflere aktarılma” gerekçesi stratejik amaç, hedef, performans hedeflerinin belirlenmesinin ve bunlara ilişkin maliyetlendirmelerin özellikle nitelik ve öncelikleri bakımından olması gerektiği gibi yapılmadığını, “talebe veya katılıma bağlı olarak değişim” gerekçesi ile bazı sapmaların çok yüksek olması performans göstergelerinin doğru belirlenmediğini göstermektedir. Aşağıda buna ilişkin örnekler verilmiştir.
Tablo 1: Performans Göstergelerinin Doğru Belirlenmediğini Sapma Nedeni Bakımından da Doğrulayan Örnek
Amaç | 2.Kurumsal kapasiteyi güçlendirmek ve kurum vizyonu ile uyumlu yönetim anlayışı geliştirmek. | |||
Hedef | 2.2.Stratejik plan dönemi boyunca insan kaynaklarının niteliğini arttırmak ve personelin insan kaynaklarını yönetimi ilkelerine uygun bir şekilde çalışmasını sağlamak. | |||
Performans Hedefi | 2.2.2.Kurumumuzda iş sağlığı ve güvenliği alanında yapılan çalışmaların niteliğini arttırmak. | |||
Performans Göstergeleri | 2018 Hedefi | 2018 Gerçekleşme | Sapma Nedeni | |
1 | Gerçekleştirilen toplantı sayısı | 50 | 29 | Talep doğrultusunda |
2 | Muayene sayısı | 950 | 144 | Personelin katılım sağlamaması |
3 | Risk değerlendirme raporları ve acil durum eylem planları sayısı | 11 | 7 | Talep doğrultusunda |
4 | Yapılan İSG eğitimi alan kişi sayısı | 1200 | 86 | Talep doğrultusunda |
Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi: Kurumumuzda iş sağlığı ve güvenliği alanında yapılan çalışmalar yürütülerek niteliği artırılmaya çalışılmıştır. Muayene sayısında meydana gelen sapmalar periyodik olarak muayeneye gelmesi gereken personelin gelmemesinden kaynaklanmıştır. |
Tablo 2: Performans Göstergelerinin Doğru Belirlenmediğini Sapma Nedeni ve Sapma Değerinin Yüksekliği Bakımından da Doğrulayan Örnek
Amaç | 2.Kurumsal Kapasiteyi güçlendirmek ve kurum vizyonu ile uyumlu yönetim anlayışı geliştirmek | |||
Hedef | 2.6.Etkili haberleşme ve halkla ilişkiler yönetimi sağlamak | |||
Performans Hedefi | 2.6.2.Belediye hizmet ve faaliyetlerinin tanıtımını yaygınlaştırmak | |||
Performans Göstergeleri | 2018 Hedefi | 2018 Gerçekleşme | Sapma Nedeni | |
1 | Bilborard baskı sayısı | 8500 | 6760 | Öngörülen sayıda baskı sayısının olmaması |
2 | Ulusal medyada yayınlanan görüntülü haber sayısı | 950 | 1260 | Haberlerin yoğunluğu |
3 | Yerel gazetelerde yayınlanan haber sayısı | 8000 | 6000 | Ulusal medyaya gönderilen haberlerin çoğunlukla web sitelerinde yayınlanması |
4 | Arşivlenen haber sayısı | 15000 | 15427 | Haberlerin yoğunluğu |
5 | Grafik tasarım çalışmaları sayısı | 1500 | 1277 | |
6 | Ulusal gazetelerde yayınlanan haber sayısı | 1600 | 698 | Ulusal medyaya gönderilen haberlerin çoğunlukla web sitelerinde yayınlanması |
7 | Yerel internet haber sitelerinde yayınlanan haber sayısı | 2000 | 8729 | Haberlerin yoğunluğu |
8 | Dijital baskı sayısı (m2) | 18.000 | 30.621 | |
9 | CLP baskı sayısı | 2.000 | 2271 | |
10 | Vatandaşla yapılan anket sayısı | 4 | 3 | Öngörülen sayıda anket yapılmaması |
11 | Canlı yayın sayısı | 50 | 167 | Öngörülen sayıdan fazla yayın yapılması |
12 | Açılış temel atma ve diğer organizasyonlar sayısı | 20 | 15 | Öngörülen sayıda organizasyon yapılmaması |
13 | Tanıtım kitapçığı baskı sayısı | 60.000 | 20.700 | Öngörülen sayıda baskı sayısının olmaması |
14 | Broşür baskı sayısı | 350.000 | 29.850 | |
15 | Basın toplantısı sayısı | 5 | 2 | Belirtilen hedefte toplantı olmaması |
16 | Medya PR çalışma sayısı | 3 | 5 | Öngörülen sayıdan fazla ihtiyaç duyulması |
17 | Tanıtım filmi sayısı | 100 | 530 | Yoğunluktan dolayı öngörülen sayıdan fazla olması |
18 | Kamu spotu sayısı | 15 | 16 | Öngörülen sayıdan fazla ihtiyaç duyulması |
19 | Davetiye sayısı | 5.500 | 39.450 | Yoğunluktan dolayı öngörülen sayıdan fazla olması |
20 | Megalight sayısı | 250 | 5 | Öngörülen sayıda baskı sayısının olmaması |
21 | Fragman sayısı | 150 | 146 | |
22 | Protokol ziyaretleri sayısı | 100 | 168 | Programın talep doğrultusunda gerçekleşmesi |
23 | Okul ziyareti sayısı | 40 | 14 | |
24 | Esnaf ziyareti sayısı | 1450 | 19140 | Vatandaş odaklı çalışılması |
25 | Kurum içi ziyaret sayısı | 935 | 858 | Geri dönüş sisteminin çalıştırılması |
26 | Mahalle ziyareti sayısı | 1100 | 10537 | Vatandaş odaklı çalışılması |
27 | Resmi kurum ziyareti | 300 | 755 | Taleplerin fazla olması |
28 | STK ziyaretleri ve katılım sağlanan toplantılar | 260 | 444 | |
Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi: 2018 yılı içerisinde hedeflenen ve öngörülen faaliyetler azami ölçüde gerçekleştirilmiş olup, eksik görülen ve ağırlık gösterilmesi gereken konulara dikkat edilecektir. Yıl içerisinde yapılan tüm faaliyetlerin izlenmesi ve arşivlenmesi titizlikle takip edilmiştir. |
Tablo 3: Stratejik Amaç, Hedef, Performans Hedefleri ile Göstergelerin Nitelik Bakımından Olması Gerektiği Gibi Belirlenmediğini Doğrulayan Örnek
Amaç | 2.Kurumsal kapasiteyi güçlendirmek ve kurum vizyonu ile uyumlu yönetim anlayışı geliştirmek | |||
Hedef | 2.8.Belediye hizmetlerinde kullanılan tüm araçların bakım ve onarımlarını en verimli şekilde yapmak. | |||
Performans Hedefi | 2.8.1.İdaremize ait araç ve iş makinelerinin etkin kullanımını sağlamak | |||
Performans Göstergeleri | 2018 Hedefi | 2018 Gerçekleşme | Sapma Nedeni | |
1 | Bakım ve onarımı yapılan araç sayısı (Adet) | 550 | 538 | Araçların hurdaya ayrılması. |
2 | Araç ve İş Makinalarına yapılan Bakım ve Onarım Sayısı (Adet) | 13.200 | 11.866 | Uyarıların dikkate alınması, sürücülerin dikkatli ve tedbirli olması. |
Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi: 2018 yılında Belediyemiz araçlarının hurdaya ayrılmasından dolayı bakım ve onarımı yapılan araçlarımızın sayısında azalma görülmüştür. Araç ve iş makinalarına yapılan bakım ve onarım sayısı ise uyarıların dikkate alınması ve sürücülerin daha dikkatli ve tedbirli olmasından dolayı azalmıştır. |
Tablo 4: Hedef, Performans Hedefi Belirlenmesi ve Bunlara İlişkin Maliyetlendirmenin Olması Gerektiği Gibi Yapılmadığını Doğrulayan Örnek
Amaç | 2.Kurumsal kapasiteyi güçlendirmek ve kurum vizyonu ile uyumlu yönetim anlayışı geliştirmek | |||
Hedef | 2.9.Hizmetin gerektirdiği tüm mal ve malzeme alımlarını zamanında ve ekonomik bir şekilde yapmak | |||
Performans Hedefi | 2.9.1.Belediye birimlerimizin görevlerini daha etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için ihtiyaç duyacağı mal ve hizmetlerin alımını süresi içerisinde doğru ve eksiksiz olarak yapmak suretiyle hizmetin aksamadan zamanında yürütülmesini sağlamak | |||
Performans Göstergeleri | 2018 Hedefi | 2018 Gerçekleşme | Sapma Nedeni | |
1 | Akaryakıt ve yağ alımları miktarı (Litre) | 11.750.000,00 | 14.189.946,67 | Yatırımlarda görülen artış. |
2 | Akaryakıt tankeri alımı (Adet) | 1 | 1 | |
Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi: 2018 yılında, belediyemizde kullanılan araçların sayısının artmasından dolayı öngörülen akaryakıt ve yağ alımları miktarının üzerine çıkılmıştır ve hedeflendiği gibi belediyemize akaryakıt dağıtım hizmetlerinde kullanılmak üzere akaryakıt tankeri alınmıştır. |
Tablo 5: Stratejik Amaç, Hedef ve Performans Hedefinin Önceliklendirme Bakımından Olması Gerektiği Gibi Belirlenmediğini Doğrulayan Örnek
Amaç | 11.Hizmet alanımızdaki yerleşim yerlerinde yapılaşmanın sürdürülebilir çağdaş şehircilik standartlarına uygun, tarihi ve doğal çevreye uyumlu, planlı, sağlıklı ve güvenli bir şekilde teşekkülünü sağlarken, kent tarihi ve kültürel mirasını koruyarak geleceğe taşımak. | |||
Hedef | 11.6. Tescilli taşınmaz kültür varlığı yapıların restorasyon uygulamasını yapmak. | |||
Performans Hedefi | 11.6.1.Tescilli taşınmaz kültür varlığı yapıların restorasyon projeleri hazırlanıp uygulamasını yapmak | |||
Performans Göstergeleri | 2018 Hedefi | 2018 Gerçekleşme | Sapma Nedeni | |
1 | Rölöve, restitüsyon, restorasyon, tesisat, statik ve çevre düzenleme projeleri uygulama sayısı | 3 | 0 | Rölöve, restitüsyon, restorasyon, tesisat, statik ve çevre düzenleme projelendirme çalışmaları tamamlanmış ancak öncelikli başka işler nedeniyle uygulama aşamasına geçilememiştir. |
Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi: 2018 yılında rölöve, restitüsyon, restorasyon, tesisat, statik ve çevre düzenleme projeleri tamamlanmıştır. Ancak öncelikli başka işler nedeniyle uygulama aşamasına geçilememiştir. |
Stratejik yönetim kapsamında 2019 yılı ve sonrasında yürütülecek çalışmaların ilgili yasal mevzuata ve özellikle de Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberi’ne uygun olarak gerçekleştirilmesi durumunda, faaliyet raporlarında sapmalara ilişkin nedenler açıklanırken ortaya çıkan ikna edicilik ve geçerlilik sorunları da asgariye indirilebilecektir.
Kamu idaresi cevabında; “Faaliyet raporumuzda hedeflerin altında oluşan her bir gerçekleşme için birimlerimizden izahat istenilmiş ve sapma olan hedefler için birimlerden alınan cevaplar rapora işlenmiştir. Fakat bulguda belirtildiği gibi sapma nedenleri ve açıklamalarının yetersiz olması çoğunlukla göstergelerin belirlenmesindeki eksikliklerden kaynaklanmıştır. Bir sonraki faaliyet raporu hazırlık çalışmalarında bulgu doğrultusunda hareket edilecek ve sapmalara ilişkin daha detaylı açıklamalar yapılmasına dikkat edilecektir” denilmektedir.
Sonuç olarak Kamu İdaresi cevabında bulguya iştirak edilmiş, bulguda belirtilen sapma nedenleri ve açıklamalarının yetersiz olması hususunun çoğunlukla göstergelerin belirlenmesindeki eksikliklerden kaynaklandığı ve sonraki faaliyet raporu hazırlık çalışmalarında daha detaylı açıklamalar yapılmasına dikkat edileceği belirtilmiştir. Bulgu konusu tespitlerin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.