Demirbaşlar ve yapılmakta olan yatırımlar hesaplarında kayıtlı tutarların, mevcut varlıklarla ilişkilendirilememesi nedeniyle, harcama birimleri arasında devir işlemi olmaksızın ve herhangi bir belgeye dayanmaksızın 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı kullanılarak kayıtlardan çıkarıldığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt zamanı” başlıklı 50’inci maddesi hükmü uyarınca bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilmekte ve her muhasebe kaydı bir belgeye dayanmaktadır.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 170’inci maddesi uyarınca; Üniversiteye ait taşınırlar Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri de göz önünde bulundurularak kayıtlara alınmaktadır. Anılan Yönetmelik’in 30’uncu maddesinde, taşınır işlemlerinde kayda esas olacak Taşınır İşlem Fişinin (TİF) muhasebeye intikal ettirileceği süreler düzenlenmiş ve her durumda belgenin mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesi zorunlu kılınmıştır. TİF’in muhasebe birimine intikal ettirilmesi ile işlem, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde muhasebeleştirilmektedir.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 25 Maddi Duran Varlıklar hesap grubuna ilişkin işlemlerin yer aldığı 170’inci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendinde; bütçeye gider

kaydıyla edinilen yapılmakta olan yatırımlara ilişkin işlemlerle ilgili hükümler bulunmaktadır. Adı geçen bentte; 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında izlenen her bir iş için proje numarasıyla ayrı bir taahhüt kartı tutulacağı ve tutarların proje bazında takip edileceği ifade edilmiştir. Dolayısıyla katlanılan tüm giderler ilgili maddi duran varlıkla ilişkilendirilerek müstakil olarak takip edilebilmekte ve 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında muhasebeleştirilmektedir. Söz konusu hesapta takip edilen tutarlar Yönetmelik’in 188’inci maddesi hükmü uyarınca geçici kabul tarihi itibarıyla ilgili maddi duran varlık hesaplarına aktarılmalıdır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca kayıtlara alınan bir varlık ancak ve ancak mübadeleye konu edilmesi veya yok olması gibi bir işleme ve bu işleme ilişkin belgeye istinaden kayıtlardan çıkarılır. Harcama birimleri arasında devir yapılması da bir mübadele şekli olup bu işlem, 2 No.lu bulguda ayrıntılı olarak yer verildiği üzere 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı kullanılarak kayıtlara alınmaktadır. Bununla birlikte söz konusu işlemin iki tarafı da kamu idaresi bünyesinde olduğundan varlığın toplam değerinde herhangi bir değişiklik olmayacaktır.

Ancak yapılan denetimlerde; 255 Demirbaşlar Hesabında kayıtlı 910.284,95 TL’nin ve 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında kayıtlı 3.891.984,79 TL’nin, mevcut varlıklarla ilişkilendirilmemesi nedeniyle, herhangi bir devir işlemi ve eki belge olmaksızın 511 No.lu hesap kullanılarak kayıtlardan çıkarıldığı görülmüştür. Bu işlem aynı zamanda varlığın edinilmesi için yapılan maliyetlerin de kayıtlardan çıkarılması ve takip edilememesi sonucunu doğurmaktadır.

Kamu İdaresi tarafından verilen cevapta 258 No.lu hesapta kayıtlı tutarların ilgili varlık hesaplarına aktarıldığı ifade edilmişse de bulgu konusu edilen tutar, varlık hesaplarına aktarılan işlemlere yönelik olmayıp 511 No.lu hesaba aktarılan tutarlara yöneliktir. Ayrıca İdare tarafından bulguya konu olan hesaplara ilişkin tutarsızlıkların 2023 yılında giderileceği bilgisi de verilmiştir.

Sonuç olarak; geçmiş yıllarda bir işleme dayanılarak kayıtlara alınan varlıkların ve bunların edinilmesi için katlanılan giderlerin herhangi bir işleme ve belgeye dayanmaksızın kayıtlardan çıkarılması nedeniyle bilançoda yer alan 255 ve 258 No.lu hesaplar doğru ve güvenilir bilgi sunmamaktadır.