Mahsup dönemine aktarılan tutarların bir kısmının mahsup döneminden sonra kapatıldığı, 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı ile doğrudan ilişkili olan 834-Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı, 906-Mahsup Dönemine Aktarılan Kullanılacak Ödenekler Hesabı ve 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabının kullanılmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Kredilerin Hesaba İlişkin İşlemler” başlıklı 137’nci maddesinde; “Mali yıl içerisinde iş avans ve kredileri hesabına borç kaydedilerek verilen avans veya açılan kredilerden, harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyenlerin dairesinin bildirmesi üzerine veya belgeleri verildiği halde mali yıl sonuna kadar incelenememesi nedeniyle mahsubu yapılamayan avans ve kredi tutarları saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte mahsup dönemine aktarılır. Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilere ilişkin harcama belgeleri, mahsup dönemi içinde verildiğinde geçen yıl bütçe mahsupları hesabına borç kaydı yapılarak mahsup işlemi yapılır ve saklı tutulan ödenekler kapatılır. Mahsuba ilişkin harcama belgelerinin, avans veya kredinin verildiği veya açıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki bir tarihi taşıması gerekir. Mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarları ilgili mutemet adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabı kapatılır ve buna ait ödenek tenkis edilir.” hükmü yer almaktadır.

Aynı Yönetmelik’in 834-Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabının işleyişini anlatan 396’ncı maddesinde; “Mahsup dönemine aktarılan ön ödemelerden belgeleri verilerek mahsubu yapılanlar bir taraftan 630-Giderler Hesabı veya ilgili varlık hesabına borç, 165- Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabına alacak; diğer taraftan bu hesaba borç, 835- Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir. Mahsup dönemi sonunu izleyen ilk iş gününde hesabın borç bakiyesi bu hesaba alacak, 835-Gider Yansıtma Hesabına borç kaydedilir.” denilmektedir.

Söz konusu Yönetmelik’in 906-Mahsup Dönemine Aktarılan Kullanılacak Ödenekler Hesabının işleyişini anlatan 419’uncu maddesinde ise; “Yıl sonunda mahsup dönemine devreden iş avans ve kredileri, personel avansları karşılığı saklı tutulacak ödenek tutarı bir taraftan bu hesaba borç, 903-Kullanılacak Ödenekler Hesabına alacak; diğer taraftan 904- Ödenekler Hesabına borç, 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabına alacak kaydedilir. Mahsup dönemine aktarılan ön ödemelerden mahsup dönemi sonuna kadar belgelerine dayanılarak mahsubu yapılan tutarlara ait ödenekler, bir taraftan bu hesaba alacak, 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabına borç; diğer taraftan 630- Giderler Hesabına ya da varlığa dönüşen bir unsur ise ilgili varlık hesabına borç, 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabına alacak; ayrıca 834-Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabına borç, 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir. Mahsup dönemine aktarılan ön ödemelerden, mahsup dönemi içerisinde mahsubu yapılmayarak nakden iade edilenlere ait saklı tutulan ödenekler bir taraftan bu hesaba alacak, 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabına borç; diğer taraftan yapılan tahsilat 100-Kasa Hesabı veya 102-Banka Hesabına borç, 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabına alacak kaydedilir. Mahsup dönemine aktarılan ön ödemelerden, mahsup dönemi sonuna kadar mahsup edilmemesi nedeniyle sorumlusu adına kişilerden alacaklar hesabına kaydedilen tutarlara ait saklı tutulan ödenekler bu hesaba alacak, 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabına borç kaydedilir.” <span>denilmektedir.</span>

Yukarda yer verilen mevzuat hükümleri gereği mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarlarının ilgili mutemet adına 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilmesi ve 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabının kapatılması gerekmektedir.

Diğer taraftan yılsonunda mahsup dönemine aktarılan ön ödemelerin 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabına kaydedilirken bu hesapla ilişikli olan 834- Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı, 906-Mahsup Dönemine Aktarılan Kullanılacak Ödenekler Hesabı ve 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabına kayıt yapılması gerekmektedir.

Yapılan incelemede ise önceki yılda 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabına kayıtlı 3.464.779,25 TL olmasına rağmen 834, 906 ve 907 No.lu hesaplara gerekli kayıtların yapılmadığı, bu tutardan 2.555.958,36 TL’nin mahsup döneminden sonra kapatıldığı ve denetim yılında mahsup dönemine aktarılan tutarın 287.411,00 TL olmasına karşın kullanılması gereken ilişikli hesapların yine kullanılmadığı görülmüştür.

Yukarıda yer verilen denetim tespiti üzerine, İdare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş ve gerekli düzeltici işlemlerin tesis edileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak; süresinde kapatılmayan ön ödemeler için 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına kaydedilmesi gereken 2.555.958,36 TL ve işletilmesi gereken faiz tutarı ile 834- Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı, 906 Mahsup Dönemine Aktarılan Kullanılacak Ödenekler Hesabı ve 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabına kaydedilmesi gereken 3.752.190,25 TL’nin mali tablolarda yer alması gerekmektedir.