Kamu ihale mevzuatına göre, ihale süreci ihale komisyonu tarafından yönetilir ve karara bağlanır. İhale yetkilisi tarafından onaylanması gereken komisyon kararları, kamu kaynaklarının kullanımı ve isteklilerin hak ve menfaatleri açısından büyük önem taşır. Bu nedenle, ihale sürecinde yer alan komisyonun kararları çok önemlidir. Bu yazımızda İhale komisyonu ile ilgili merak edilen hususlar üzerinde durulacaktır.
İhale komisyonu nedir?
Gerekli ihale dokümanlarını inceleyerek ihale yetkilisince onaylanmak ya da reddedilmek üzere İhale yetkilisine sunmak için ihaleye ilişkin kararı vermekle görevlendirilen komisyona ihale komisyonu denir.
İhale Komisyonu nasıl oluşturulur?
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 6’ncı maddesinde ihale komisyonunun oluşturulması ve kimlerden oluşacağına dair bilgiler yer almaktadır. Söz konusu madde de ihale komisyonunun biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacağı, komisyondaki kişi sayısının en az beş ve tek sayıda olması gerektiği ve yedek üyeler de dahil olmak üzere ihale yetkilisi tarafından görevlendirileceği açıkça ifade edilmiştir.
Buna göre; komisyondaki üye sayısı 5 ten az olmamalıdır. Ancak üst sınır belirtilmemiş sadece tek sayıda olması vurgulanmıştır. Üst sınırı belirlemekte idareler serbest bırakılmıştır.
İki kişinin ise ihale konusu işle ilgili uzman olma şartı getirilmiştir. Dolayısıyla uzman kişiler her ihale özelinde işin niteliği dikkate alınarak belirlenmelidir. Mesela inşaat mühendisi teknik personel olarak yapım işleri için uzman personel kabul edilebilir. Ancak teknik personel olması makine alım sürecinde makine mühendisi yerine uzman personel olarak görevlendirilmesi doğru değildir. Sırf teknik personel olması nedeniyle teknik bilgi gerektiren her işte herhangi bir mühendisin uzman üye olarak görevlendirilmesi mümkün değildir. İşin özelliği dikkate alınarak uzman üye görevlendirilmesi yapılmalıdır.
Bir diğer üye ise muhasebe ve mali işlerden sorumlu bir personelin görevlendirilmesidir. Yani ilgili idarede bu birimde görevli alan personellerden birinin ya da bu görevleri yerine getirmekle sorumlu personelin görevlendirilmesi gerekir. Aksi takdirde herhangi bir çalışanın bu nitelikte kabul edilerek görevlendirilmesi doğru değildir.
Ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde;
Komisyonun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için yedek üyelerinin belirlenmesi gerektiği belirtilmiş, özellikle uzman üyeler ve muhasebe veya mali işlerden sorumlu üyenin yedeğinin belirlenmesini zorunlu tutmuştur. Yine Tebliğ’e göre asıl üyelerden bir makamda bulunması nedeniyle görevli olan varsa herhangi bir nedenle bu görevden ayrıldığında yerine gelen kişinin değil yedek üyenin süreci devam ettirmesi gerektiği ifade edilmiştir.
Yedek üyelerin asıl üyelerin niteliklerini taşıması zorunludur. İhale yetkilisi komisyon üyelerinin öncelikle idare bünyesindeki personel arasından görevlendirmelidir. Eğer ki yeterli sayı ve nitelikte personel bulunmaması halinde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki diğer kurumlardan üye alabilir.
İhale yetkilisi komisyona üye olamaz. Kurul halinde görevli ihale yetkilisi bulunuyorsa kurul üyeleri de komisyona katılamaz.
Komisyonda yer alan üyelerin memur olması gerekir mi?
Hem Kanun’da hem de Tebliğ’de komisyon üyelerinin görevlendirilmesinde idare personeli ifadesi kullanılmıştır. Bu nedenle memur, işçi, sözleşmeli personel vb. olarak idarede görev yapan herkes idare personeli olup herhangi birinin görevlendirilmesinde sakınca görülmemiştir. Nitekim konuyla ilgili tereddütlerin giderilmesi bakımından Kamu İhale Kurulu’nun 18.12.2006 tarih ve 2006/UH.Z-3223 nolu Kararında; “Şikayete konu ihalede, ihale komisyonunun teşkili, 4734 sayılı Kanunun 6’ncı maddesinde yer alan hükümler açısından ele alındığında; idarede ücret/maaş karşılığı çalışan işçi, memur, geçici işçi, sözleşmeli personel vb. ihale komisyonu üyelerinin yukarıda yer verilen hükümde bulunan “idare personeli” sıfatını haiz oldukları ve ihale komisyonlarında görevlendirilebileceği açıktır.” denilmiştir.
Komisyon ne zaman oluşturulur?
Komisyonun ne zaman oluşturulacağına dair mevzuatta bir hüküm belirtilmemiştir. Ancak hem Kanun’da hem de Tebliğ’de; gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilmesi gerektiği belirtilmiştir. Bu ifadelerden anlaşılmaktadır ki en geç ilan ve daveti izleyen 3 gün içerisinde oluşturulması gerekir.
Komisyon kararları nasıl alınır?
Komisyon kararlarının alınmasına ilişkin Kanun, Uygulama Yönetmelikleri ve Tebliğ’de belirtildiği üzere; komisyon eksiksiz toplanmak zorunda olup komisyon kararları çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri kararlarda çekimser kalamazlar. Komisyon başkan ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup karşı oy kullanan varsa gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. Başkan ve üyeler tarafından ad, soyad ve unvanlarının da belirtildiği karar ile karara ilişkin tutanaklar imzalanır.